Processo Eletrônico

O que muda é a (1) inclusão dos arquivos digitais ao processo; (2) a indicação do(s) assinante(s) dos documentos; e (3) o fim da tramitação física.

A Unila estabeleceu o modelo de implantação “por tipo de processo”. Isso significa dizer que, progressivamente, conforme o cronograma de implantação, os tipos de processos passarão a ser eletrônicos.

Cabe ressaltar que durante a implantação existirão tipos de processos que serão eletrônicos e tipos de processos que continuarão tramitando fisicamente. No entanto, novos processos (conforme o progresso da implantação) somente serão admitidos em formato eletrônico.

A organização da implantação do processo eletrônico é conduzida por uma Comissão Geral de implantação, composta pelo setor de Tecnologia da Informação, Protocolo e Arquivo e Comunicação Social. As três áreas são responsáveis, respectivamente, pelo sistema, normatização e comunicação do processo de implantação.

Além da Comissão Geral, cada macrounidade tem um grupo de trabalho designado em Boletim de Serviço ao qual cabe (1) levantar os tipos de processo em que a unidade atua como responsável; (2) levantar os documentos de cada tipo de processo; (3) realizar simulações da tramitação totalmente eletrônica; (4) documentar o novo procedimento e realizar ajustes em modelos de documentos; (5) definir a data para início da tramitação totalmente eletrônica. Cabe ao grupo de trabalho da área responsável pelo processo estabelecer o momento em que um determinado tipo de processo passará a ser eletrônico.

O Decreto 8.539/2015 e a normativa CGTI nº 1/2018 orientam que os documentos externos sejam recebidos, digitalizados e sempre que possível devolvidos à origem. Não sendo possível a devolução, a guarda desses documentos deve ser feita na unidade que os recepcionou e deve respeitar o prazo de guarda definido pela CONARQ.

Diz-se nato-digital ao arquivo criado originalmente no formato eletrônico (ex: e-mail, memorando eletrônico, despacho eletrônico, arquivo .doc, .odt).

Apenas documentos recebidos externos à universidade devem ser digitalizados/escaneados. O que se pretende incentivar é que se passe a produzir documentos nato-digitais, ou seja, documentos já nascidos em meio eletrônico. Documentos produzidos no âmbito da Universidade devem ser mantidos sempre que possível no formato nato-digital. Essa medida, além de reduzir custos com impressão e espaço em disco (um documento nato-digital pode ser muitas vezes menor que um documento digitalizado/escaneado), aumenta a qualidade dos documentos favorecendo o uso do mecanismo de busca em arquivos PDF dentro do processo.

Qualquer servidor da Unila pode ser indicado como assinante de um documento.

No Portal Administrativo do SIPAC, na lateral direita existe um botão de cor amarela que indica os documentos pendentes de assinatura pelo servidor. A função também pode ser acessada pelo menu Protocolo->Assinar Documentos.

Sim.

O usuário responsável por cadastrar o documento digital no processo é também o responsável por classificar a visibilidade do mesmo. Cabe ao usuário qualificar corretamente a natureza do documento tornando-o ostensivo (público) ou sigiloso, conforme as características do documento e a legislação vigente.

A classificação incorreta de um documento poderá acarretar a publicação indevida de dados pessoais   (vazamento de dados), violação de sigilo funcional e/ou violação de patente.

Não. Documentos particulares, como por exemplo de Certidões, Rg, CPF, atestados, devem ser qualificados como documentos sigilosos visto que não se enquadram na categoria de documentos funcionais (Art. 31 da Lei nº 12.527/2011).

Além dos documentos pessoais, segue um rol, não taxativo, de documentos que devem ser qualificados como sigilosos:

• Informação pessoal (Art. 31 da Lei nº12.527/2011);

• Propriedade intelectual;

• Investigação de responsabilidade de servidor (Art. 150 da Lei nº 8.112/1990);

• Controle interno (Art. 26, § 3º, da Lei nº10.180/2001);

• Sigilo contábil (Art. 1.190 da Lei nº 10.406/2002);

• Sigilo empresarial (Art. 169 da Lei nº 11.101/2005);

• Documentos preparatórios (Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011)

• Exemplos de Documentos preparatórios: Editais que ainda não estão completos ou aptos a serem divulgados, editais de licitação em elaboração.

A consulta pública de processos está disponível no Portal Público do SIPAC no endereço: https://sig.unila.edu.br/public/jsp/portal.jsf (consultaprocesso.unila.edu.br)

É a área regente, conforme a legislação aplicável, quem define os requisitos do tipo de processo. Por exemplo: a PROGEPE determina os requisitos necessários para a abertura de um processo do tipo Incentivo à Qualificação, logo é ela quem determina quais documentos devem compor o processo e quem deverá assinar cada um dos documentos para que eles atendam aos requisitos estabelecidos.

Para atender o que determina o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que instituiu o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

A legislação vigente sobre o processo eletrônico bem pode ser consultada no endereço: https://tibagi.unila/portalti/processo-eletronico/normativa

A implantação do Processo Administrativo Eletrônico promove a modernização da tramitação de documentos, processos, e dos fluxos de trabalho; sensibiliza os servidores/colaboradores para a mudança de cultura no que diz respeito à substituição do uso de documentos em papel para o meio digital; promove, com segurança, transparência e economicidade, a produção de processos administrativos em meio digital; fomenta a sustentabilidade ambiental com o uso adequado da tecnologia da informação e comunicação.

O SIG/SIPAC deve ser utilizado para a abertura, inclusão, assinatura, tramitação e controle de arquivamento de documentos e processos produzidos nas atividades meios e fins da UNILA, bem como suas respectivas movimentações e registro do histórico.

Os processos que já estão tramitando fisicamente bem como os novos processos de tipos que ainda não serão eletrônicos continuam a tramitação da mesma forma. Apenas serão eletrônicos os processos cujos tipos já estão definidos como eletrônicos.

Ao cadastrar um processo, no momento de escolher o tipo de processo o sistema exibirá, para os processos eletrônicos, uma mensagem indicando que se trata de um processo eletrônico, que é necessária a inclusão dos arquivos digitais e que o processo deverá ser tramitado apenas eletronicamente (sem cópia física). Após cadastrados, os processos eletrônicos serão identificados com um pequeno ícone de uma nuvem ao lado do número do processo.

Além disso na página https://tibagi.unila/portalti/processo-eletronico/status-implantacao você poderá acompanhar a situação geral da implantação do processo eletrônico e conhecer os tipos de processo com tramitação eletrônica.

O envio e recebimento de processos eletrônicos continua da mesma forma. A única mudança é que não existirá mais a cópia física do processo, logo, uma vez enviado e recebido pelo sistema, todo o conteúdo do processo passa a estar disponível para a unidade de destino.

Existem duas formas de incluir um documento digital ao processo. Uma é Escrita de documento: situação em que o conteúdo é adicionado diretamente no processo a partir de um editor de texto online; a outra é a Anexação de documento digital: situação em que o usuário deverá incluir os documentos nato-digitais provenientes de outros sistemas ou incluir documentos digitalizados. Nesse segundo caso, como se trata de um documento externo ao sistema, serão exigidas informações como: o tipo do documento, a data, o responsável pelo recebimento, a natureza, e quaisquer outras informações indispensáveis à classificação e identificação do documento. Ainda, identificará o tipo de documento que lhe fora apresentado para conferência, podendo ser:

a) documento original - quando o servidor responsável pela inclusão do documento teve acesso ao arquivo original para conferência, por ex: um diploma, um documento de identificação (RG, Carteira de Motorista), entre outros;

b) cópia autenticada em cartório - quando o servidor responsável pela inclusão do documento teve acesso a uma cópia autenticada em cartório;

c) cópia autenticada administrativamente - quando o servidor responsável pela inclusão do documento teve acesso a um arquivo que fora autenticado administrativamente, por ex: que contenham carimbos conferem com o original;

d)  cópia simples - quando o documento apresentado não se enquadre em nenhuma das classificações anteriores.

É usual em processos físicos fazer referência, geralmente em despachos, a uma determinada página do processo. Isso não é mais possível no processo eletrônico, uma vez que os arquivos não recebem numeração de página. É possível no entanto referenciar unicamente um documento indicando 1º a ordem do arquivo dentro do processo; 2º o número/identificador do documento; e 3º a unidade de origem do documento. Por ex: Documento nº 3 (Despacho Nº 2/2018 DISIS).

As dúvidas relacionadas a sistema podem ser esclarecidas com a Divisão de Sistemas, pelo ramal 2121 ou ainda pelo sistema de chamados https://chamados.unila.edu.br; As dúvidas relacionadas a normas de protocolo podem ser tiradas com o Setor de Protocolo e Arquivo (ramal 7305) e a Comissão Geral de Implantação (ramal 2121); As dúvidas relacionadas aos requisitos do processo, assinantes e documentos devem ser tiradas com a comissão de implantação da unidade responsável pelo processo. Os grupos de trabalho de cada macro unidade estão disponíveis no endereço: https://tibagi.unila/portalti/processo-eletronico/comissoes-de-implantacao