Passo a passo - Compras
PLANEJAMENTO
Caso seja uma demanda que seja possível prever sua aquisição, o ideal é incluir a demanda no Plano de Contratação Anual (PCA). Este plano visa consolidar as contratações a serem realizadas ou prorrogadas no exercício subsequente, fornecendo subsídios à administração para auxiliar na tomada de decisões. A formalização se dá por meio do Documento de Formalização da Demanda. Para incluir sua demanda no PCA, recomendamos que solicite a inclusão ao Departamento Administrativo do seu Instituto.
Caso seu processo de aquisição não esteja contemplado no PCA, será necessário justificar no processo o motivo da imprevisibilidade e realizar o cadastro do DFD, acesse as orientações Formalização da Demanda.
PROCESSO DE COMPRA
O processo de compra e aquisição com utilização de recurso público, da própria Instituição ou de convênios, deve seguir as regras de contratações da Administração Pública, ou seja, devemos instruir os processos em conformidade com a Lei nº 14.133/21, a nova lei de licitações.
O processo pode ser instruído por equipe de planejamento composta por integrantes Técnicos Administrativos e o Docente responsável pela pesquisa.
1º Passo: Formalização da demanda
O pesquisador deverá encaminhar um Documento de Oficialização de Demanda (DOD) ao setor de compras pelo SIPAC. O DOD é o documento que dá o início a contratação, nele a área demandante deverá inserir as informações preliminares da aquisição/contratação, indicar equipe de planejamento da contratação, análise quanto ao alinhamento estratégico da contratação ao Plano de Desenvolvimento Instituição, dentre outras.
Para cadastrar o DOD no SIPAC o pesquisador deverá criar um novo documento, escolher o tipo de documento "Documento de Oficialização da Demanda" e selecionar carregar modelo:
SIPAC → Portal admin. → Protocolo → Documentos → Cadastrar documento
Em Tipo de documento, inserir: Documento de Oficialização de Demanda - COMPRAS.
Natureza do documento: Ostensivo
Assunto detalhado: <descrever resumidamente o que se pretende adquirir>
Forma do documento: Escrever documento → Carregar modelo
Preencher o documento, incluir as assinaturas de todos os citados e encaminhar o documento para a Coordenadoria de Compras, Contratos e Licitações (CCCL).
A CCCL irá avaliar a demanda, instruir a abertura do processo e encaminhar para a área no qual o pesquisador está vinculado (Instituto).
*Observação, se a compra for um equipamento de laboratório os procedimentos devem ser realizados pela SACT.
2º Passo: Elaboração do Estudo Técnico Preliminar
Estudo Técnico Preliminar (ETP) é o documento que integra a fase de planejamento das contratações públicas e tem o objetivo de demonstrar a real necessidade da contratação, analisar a viabilidade técnica de implementá-la, bem como instruir o arcabouço básico para a elaboração do Termo de Referência. Acesse o link do titulo para obter as orientações de como elaborar um ETP.
O ETP deve ser preenchido no sistema do Governo Federal, o Comprasnet.
Caso ainda não tenha acesso ao sistema, é necessário solicitar o perfil “FASEINT1” ao Departamento de Contabilidade da UNILA. Para mais informações, acesse a página do Departamento de Contabilidade.
3º Passo: Elaboração da Matriz de Risco
A Matriz de Gerenciamento de Risco deve ser elaborada no Sistema de Gerenciamento de Riscos em conjunto com o Estudo Técnico Preliminar. Acesse o link do título para obter as orientações.
4º Passo: Elaboração da Pesquisa de Preço
A pesquisa de preços é uma das etapas mais importantes para a contratação de bens e serviços em geral, no âmbito da administração pública. Acesse o link do título para obter orientações de como realizar a pesquisa de preço, que é fundamental para o processo de aquisição.
5º Passo: Elaboração do Termo de Referência
Após as etapas anteriores, é o momento de elaborar o Termo de Referência, que é o documento necessário para a contratação de bens e serviços, que deve conter os parâmetros e elementos descritivos que especificam o que será contratado, sendo documento constitutivo da fase preparatória da instrução do processo de licitação. Este documento deve ser elaborado no Sistema TR Digital, acessado pelo Comprasnet.
Para mais informações e orientações acesse o link do título.
6º Passo: Instrução do processo no SIPAC e encaminhamento à CCCL
Concluída a parte de elaboração dos documentos necessários para a contratação, é necessário agora incluí-los no processo administrativo no SIPAC, que foi aberto após a etapa 1. Deverão ser incluídos os seguintes documentos:
- Estudo Técnico Preliminar (baixar a versão publicada no Comprasnet)
- Matriz de Gerenciamento de Risco (baixar a versão publicada no Comprasnet)
- Planilha de preço e orçamentos (conforme orientação na etapa 4)
- Termo de Referência (baixar a versão publicada no Comprasnet)
- Formulário de Solicitação de Empenho - nesta etapa também será necessário incluir o FSS, conforme orientação na página da PROPLAN/DPCO. Solicite apoio ao setor administrativo do seu Instituto, ou no caso de recurso proveniente de pesquisa, à PRPPG.
Após a inclusão de todos documentos no processo, o processo deverá ser encaminhado à Coordenadoria de Compras, Contratos e Licitações (CCCL) para análise.
Coordenadoria de Compras, Contratos e Licitações - CCCL
cccl@unila.edu.br
+55 (45) 3522-9734 