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Orientações para sua videoconferência

publicado 16/04/2020 17h29, última modificação 03/01/2023 09h31

A Conferência Web é um serviço de comunicação e colaboração que permite a realização de reuniões com até 75 participantes. O serviço está disponível para a Unila por meio da parceria com a Rede Nacional de Educação e Pesquisa (RNP). A ferramenta possibilita que os participantes compartilhem áudio, vídeo, texto, imagens e realizem apresentações. Qualquer servidor com credencial @unila poderá iniciar uma conferência. O manual completo da ferramenta pode ser acessado aqui. Abaixo orientações gerais de como organizar a sua conferência.

 

INICIAR UMA REUNIÃO

Existem duas formas de iniciar uma conferência na plataforma:

1. Clicando no botão “Começar uma reunião”, na tela inicial da plataforma (https://conferenciaweb.rnp.br), em seguida compartilhando o link da sala com os demais participantes;

2. Agendando a reunião, na própria plataforma (https://conferenciaweb.rnp.br/events), clicando no botão “Agendar Conferência” e indicando o nome e e-mail dos convidados.

A conferência web permite a participação de membros não cadastrados na plataforma. É importante lembrar que a participação deve ser aprovada pelo apresentador/moderador, no momento que o convidado entrar na sala. Como medida adicional de segurança o apresentador pode configurar sua sala como privada e gerar uma senha para cada nova reunião. Dessa forma, embora permita usuários não cadastrados ou fora da base @unila, somente usuários com a senha poderão entrar na sala.

Para configurar uma senha para a reunião, o apresentador deverá ir até a página inicial, clicar na engrenagem, ao lado do botão “Começar uma reunião”, e clicar no menu “Preferências”. Marcar a sala como privada e configurar a senha para os participantes.

Comunidades: Para reuniões de órgãos colegiados, orienta-se que sejam criadas comunidades privadas dentro da plataforma. As  comunidades devem ter um administrador, que ficará responsável por gerenciar a lista de membros, bem como agendar as videoconferências. A solicitação de criação da comunidade deve ser feita pela Central de Serviços (https://servicos.unila.edu.br).

 

ANTES DA REUNIÃO

Tenha a sua disposição, computador com webcam, fone de ouvido e microfone. O uso de microfone do próprio computador ou notebook não é indicado. Por ter a captação de som não direcional, pode captar ruídos e gerar o efeito de eco.

Teste sua conexão de internet. Para conseguir acompanhar a reunião e conseguir transmitir áudio e vídeo sem cortes e interrupções, é indicada uma conexão de pelo menos 3Mb. Nesse link (https://beta.simet.nic.br/) você pode verificar a velocidade de conexão de sua internet.

Teste antes a configuração do seu dispositivo em: https://conferenciaweb.rnp.br/teste. Você também pode participar da conferência pelo seu smartphone, realize o teste no mesmo endereço.

 

DURANTE A REUNIÃO

Para reuniões com mais de 15 participantes, havendo problema na qualidade da conexão, orienta-se que apenas o apresentador mantenha a câmera e o microfone ligados.

Mantenha o microfone desligado enquanto não estiver falando. Se perceber que sua conexão estiver gerando interrupções, desligue também a câmera. Abra a câmera e o microfone quando for a sua vez de falar.

Existem duas maneiras de solicitar inscrição para fala, que podem ser combinadas pelo moderador/apresentador no início da reunião:

1. Indicando o status “levantar a mão”. Clicar sobre o seu avatar, ao lado de seu nome na lateral esquerda, e definir o status “levantar a mão”. Nesse caso, o moderador deve estar atento para perceber quais participantes levantam a mão e então formar a ordem de inscrições. Importante lembrar de limpar o status após concluir a fala;

2. O apresentador/moderador poderá solicitar que os participantes se manifestem por áudio/vídeo para que sejam feitas as inscrições.

O mediador pode controlar o uso do microfone, determinando, por exemplo, quanto tempo de fala cada participante poderá ter.

Problemas na conexão local ou no dispositivo podem prejudicar a sua participação. Caso isso aconteça tente seguir as orientações: 

não consegue ouvir o que outros participantes falam / não consegue transmitir áudio ou vídeo:

 - tente repetir os procedimentos para habilitar áudio e vídeo (Habilitar áudio e vídeo);

- tente sair e entrar novamente na sala para que sejam reativados o microfone e webcam.

impossibilidade de se conectar na plataforma, ou áudio e vídeos reproduzidos com interrupção: 

- verifique sua conexão com a internet;

- desligue a câmera;

- verifique se no local existem outras pessoas conectadas a internet e que possam estar acessando conteúdo de vídeo, como YouTube ou Netflix. Esses conteúdos consomem maior largura de banda e podem prejudicar a sua conexão com a plataforma de web conferência.

 

VOTAÇÕES

A plataforma possui recurso de enquete. A enquete permite perguntas do tipo Sim/Não, A/B, ou personalizada. Ao ativar a enquete ela é aberta para todos os participantes da reunião. A votação é finalizada quando o apresentador publica o resultado.

A enquete apresenta as opções de respostas. A pergunta deve ser feita pelo apresentador, ou exibida através de um slide específico.

O resultado deve ser registrado pelo apresentador/moderador. Não há recurso para exportação do resultado.

Outro modelo é por defesa do voto. Cada membro da reunião pode abrir a câmera e o microfone e fazer a defesa do voto, que é então registrado pelo moderador/apresentador.

Aqui você pode acessar outras orientações sobre o uso da enquete.

 

GRAVANDO A REUNIÃO

A reunião pode ser gravada. Para isso o apresentador deve verificar com antecedência se tem a permissão necessária dentro da plataforma. Caso necessário, poderá solicitar permissão de gravação, via Central de Serviços (https://servicos.unila.edu.br), com pelo menos um dia de antecedência. 

Todos os participantes serão avisados quando uma conferência estiver sendo gravada.

As conferências gravadas ficam disponíveis em até 48h na página inicial do usuário que iniciou a gravação.

Obs: há limite de espaço para armazenamento da gravação na plataforma Conferência Web. Portanto, grave apenas as conferências necessárias. Além disso, após ter acesso a gravação, realize o download e migre-a para a plataforma Video@RNP. Em seguida remova a gravação, de forma a liberar espaço na plataforma de conferência e não prejudicar outras reuniões que também precisam ser gravadas. As gravações são automaticamente removidas após 90 dias. 

Aqui você pode acessar outras orientações sobre o uso do recurso de gravação.

 

TRANSMITINDO A REUNIÃO

A reunião pode ser transmitida ao vivo, por meio da plataforma Video@RNP. Para isso, o apresentador/moderador deverá clicar no botão "Ações" (símbolo de + no canto esquerdo inferior), depois em "Transmitir sessão", em seguida, escolher a opção Video@RNP:

1. Você será direcionado para a página do serviço Video@RNP;

2. Faça o login com sua credencial @unila;

3. Clique em "Autorizar aplicação"; 

4. Retorne para a sala da web conferência.

Importante lembrar que as transmissões ao vivo pela plataforma Video@RNP não ficam gravadas. Se necessário, devem ser gravadas pela Conferência Web. As orientações para realizar a transmissão via Video@RNP estão disponíveis também neste vídeo https://video.rnp.br/portal/video.action?idItem=61904.

Para transmitir pelo YouTube, o apresentador/moderador deverá clicar no botão "Ações" (símbolo de + no canto esquerdo inferior), depois em "Transmitir sessão", logo em seguida escolher a opção RTMP. Abaixo o passo a passo para configuração:

1. No canal do YouTube, inicie uma transmissão ao vivo; 

2. Copie a URL de stream; 

3. Cole no respectivo campo na página da conferência web; 

4. No YouTube, copie a chave de transmissão; 

5. Cole ao final da URL de stream, no mesmo campo, na página da conferência web; 

6. Por fim, no YouTube, clique em Iniciar Transmissão. 

A partir desse momento a conferência estará sendo transmitida. No YouTube, podem ser feitas outras configurações, como por exemplo, habilitar/desabilitar o chat ao vivo.

Obs: Para evitar qualquer transtorno no momento a conferência, realize o teste da transmissão com pelo menos um dia de antecedência. 

Aqui você pode acessar outras orientações sobre o uso do recurso de transmissão.

 

LISTA DE PRESENÇA

Se preferir, o moderador/apresentador poderá exportar a lista de usuários conectados. Para isso, deve clicar na engrenagem acima da lista de usuários e selecionar a opção “Salvar nomes de usuários”. Uma lista em formato .txt será gerada.

 

ATAS

Pode ser utilizado o recurso de “Notas Compartilhadas” dentro da plataforma, para registro de pontos importantes, que auxiliem a elaboração da ata.

As atas podem ser assinadas pelo presidente e pelo secretário da reunião pelo SIPAC. Para isso é necessário que na ata conste os nomes dos presentes. Sugere-se que antes da assinatura, a ata seja aprovada em plenária na próxima reunião do grupo/colegiado.

 

COMBINE OS PROCEDIMENTOS

Problemas técnicos podem acontecer. Por ser um serviço web, ele está sujeito tanto a um excesso de demanda no lado do servidor, quanto a falhas de conexão no lado do participante. Combine com o grupo, antes de iniciar a reunião, os procedimentos que serão seguidos caso isso aconteça.

Ficou com dúvidas? Acesse o manual completo da conferência web em: Documentação MCONF HTML 5.