Institucional
Alteração no atendimento das atividades de protocolo na Unidade Vila A
SERVIDORES
O atendimento das atividades de protocolo será readequado na Unidade Vila A, a partir da próxima segunda-feira (5). O serviço passará a funcionar de segunda a sexta-feira. Já nas unidades PTI e Jardim Universitário, o funcionamento segue às terças e quintas-feiras. Veja o cronograma:
As correspondências internas, destinadas às unidades Almada e Portal, bem como correspondências a serem enviadas pelos Correios ou para instituições locais, deverão ser encaminhadas à Seção de Protocolo e Arquivo (SEPRO), Vila A – Sala 304, que providenciará o registro e distribuição.
A retirada das correspondências (internas ou externas) e a distribuição para as subunidades ficará a cargo de cada macrounidade, que deverá organizar internamente a realização desse serviço, seguindo o cronograma supramencionado.
O envio de atestados médicos para o Serviço de Atenção à Saúde do Trabalhador (SAST), poderá ser via malote. Porém, seguirão as tratativas comuns aos demais documentos. Tratativas especiais como o controle da data de recebimento, tramitação, entre outras, deverão ser estabelecidas e executadas pela PROGEPE.
Envio de correspondências para instituições externas
A PROAGI orienta que, para o envio de correspondências destinadas a instituições externas, deverão ser utilizados, prioritariamente, meios eletrônicos, com uso de assinaturas digitais e certificados digitais (tokens). Caso a unidade tenha dúvida de como implementar o uso dessa ferramenta, deverá solicitar apoio a Coordenadoria de Tecnologia da Informação (CTIC).
Na impossibilidade do envio por meio eletrônico, a expedição desses documentos será realizada na modalidade de carta registrada. Essas correspondências deverão ser entregues na Seção de Protocolo e Arquivo (SEPRO), na Vila A – Sala 304, que providenciará o envio, que será realizado uma vez por semana.
Recebimento de correspondências de instituições externas
A PROAGI solicita que todas unidades passem a utilizar o endereço oficial Avenida Sílvio América Sasdelli, 1842 - Bairro Itaipu A, Edifício Lorivo, CEP 85856-000, ou Caixa Postal 2044 - Foz do Iguaçu/PR. A distribuição dessas correspondências será realizada semanalmente, via malote. Essa medida visa centralizar o recebimento das correspondências pela Seção de Protocolo e Arquivo, para otimizar os registros necessários e a distribuição.
Os servidores que operacionalizarão o serviço de malote nas unidades JU e PTI não receberão correspondências diretamente dos funcionários dos Correios. Em caso de dúvidas, envie e-mail para protocoloearquivo@unila.edu.br.