Ajustes dos documentos gerados no SIPAC

O Gabinete da Reitoria, a Coordenadoria de Tecnologia e Comunicação (CTIC), a Seção de Protocolo e Arquivo (SEPRO) e a Seção de Atos Oficiais (SAO) estão trabalhando na adequação do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). A finalidade é a produção de documentos institucionais eletrônicos e realização de ajustes para atendimento da versão mais recente do Manual de Redação da Presidência da República, publicada em dezembro de 2018. Nesse sentido, como um primeiro passo das ações, foram realizadas alterações no formato do template eletrônico dos documentos gerados pelo SIPAC. Entre elas, estão:

– O Brasão da República passou ficar posicionado no topo do documento, seguido do nome da instituição e da unidade que o emite;

– A fonte utilizada é a Calibri, cujo padrão é o mesmo dos documentos elaborados por todos os setores da UNILA;

– A identificação do documento passa a ocorrer da seguinte maneira: nome do documento, seguido do tipo do expediente (por extenso); indicação de numeração (nº) do documento, ano e siglas da unidade que o expede (da menor para a maior hierarquia, separados por barra: /). Exemplo: “DESPACHO Nº 3.315/2019/SAO/SGR”.

A base de template para todos os tipos de documentos é a mesma. Essa base compreende o cabeçalho, até a indicação do local e data do documento. Após a parte automática, gerada pelo SIPAC, o documento apresenta o texto informado pelo usuário no momento do cadastro, na caixa de texto disponibilizada pelo SIPAC. Logo após, são apresentadas a assinatura eletrônica, o número do processo associado e as informações para consulta de autenticidade.

Indicamos que as unidades a produzam todos os seus documentos eletronicamente em detrimento de documentos externos (aqueles que são carregados em formato PDF no sistema). No SIPAC, já existem alguns modelos (template) cadastrados. Outros, já com demandas existentes, serão cadastrados pela SEPRO.
Caso alguma área tente realizar a produção de um documento no SIPAC e não encontre a tipologia demandada, sugere-se que contate a SEPRO. Os servidores orientarão sobre os procedimentos adequados ou cadastrarão a tipologia necessária, se for o caso.

A importância de uso dos templates eletrônicos está na redução de custo com espaço em disco, na melhoria da apresentação dos documentos e na integração com a assinatura eletrônica.