Comissões de Implantação

A Unila estabeleceu o modelo de implantação por tipo de processo. Isso significa dizer que, progressivamente, conforme o cronograma de implantação, os tipos de processos passarão a ser eletrônicos.

O modelo de implantação foi estabelecido a partir da avaliação que considerou segura e oportuna a análise por tipo de processo, permitindo a revisão dos documentos, formulários, além da melhor qualificação dos tipos de processos e tipos de documentos. Conforme pode ser visto na figura abaixo, essa abordagem contou com duas grandes etapas: preparação e implantação.

A fase de preparação envolveu as atualizações do sistema, a elaboração da instrução normativa e a elaboração de materiais para capacitação. Na fase de implantação, iniciou-se um ciclo com etapas de (1) seleção do tipo de processo; (2) mapeamento dos documentos; (3) homologação da tramitação eletrônica; e (4) implantação e divulgação do início da tramitação eletrônica. 

Em 17 de janeiro de 2018 foi instituída a comissão geral de implantação composta por integrantes do setor de Tecnologia da Informação, Protocolo e Arquivo e Secretaria de Comunicação. A essa comissão cabe definir normas gerais, o cronograma e acompanhar a implantação do processo eletrônico em toda a instituição.

Para operacionalizar a implantação nas macro-unidades e dar capilaridade ao processo de implantação, foram instituídas, dentro das pró-reitorias e institutos, grupos de trabalho compostos por servidores, responsáveis por (1) fazer o levantamento dos tipos de processos em que a unidade atua como responsável; (2) mapear os documentos inseridos em processos desses tipos; (3) fazer a homologação da tramitação totalmente eletrônica; (4) documentar e publicar as mudanças necessárias. Ao todo, mais de 30 servidores estão diretamente envolvidos na implantação. A figura abaixo apresenta a estrutura de implantação:

Na tabela abaixo são apresentados os membros de cada uma das comissões de implantação: