INSTRUÇÃO NORMATIVA No 1/2020/CGTIC
O COMITÊ GESTOR DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, no uso das atribuições, considerando o deliberado na reunião do Comitê Gestor de Tecnologia da Informação (CGTI), e o que consta no Processo no 23422.009240/2020-37, Resolve:
Art. 1º Alterar a Instrução Normativa no 1/2018/CGTI, publicada no Boletim de Serviço no 318 de 17 de janeiro de 2018, p. 4-6.
Art. 2º O Art. 5o da Instrução Normativa no 1/2018/CGTI passa a vigorar com a seguinte redação:
"Art. 5º ...........................................................................................................;
I - ......................................................................................................................;
II - .....................................................................................................................;
a) .....................................................................................................................;
b) .....................................................................................................................;
III - ...................................................................................................................;
IV - ...................................................................................................................;
V - ....................................................................................................................;
VI - ...................................................................................................................;
VII - ..................................................................................................................;
VIII - .................................................................................................................;
IX - ...................................................................................................................;
X - ....................................................................................................................;
XI - Processo Híbrido: processo iniciado de modo físico e que passa a tramitar de modo eletrônico, mantendo o número originário e tendo digitalizados os documentos já cadastrados ao tempo da migração;
XII - Número Único de Protocolo (NUP): Código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo, produzido ou recebido, conforme normatização específica do Poder Executivo Federal. (NR)
Art. 3º Ficam revogados o art. 36 e o art. 37 da Instrução Normativa no 1/2018/CGTI.
Art. 4º O Art. 40 da Instrução Normativa no 1/2018/CGTI passa a vigorar com a seguinte redação:
"Art. 40 Decorrido o prazo de guarda de processos na unidade, nos termos da Portaria AN n° 092, de 23 de setembro de 2011 e da Portaria AN no 47, de 14 de fevereiro de 2020, todos os processos deverão ser
submetidos para a Seção de Protocolo e Arquivo com solicitação formal para arquivamento.
Parágrafo único: Em caso de processo físico, a área de protocolo providenciará a digitalização conforme os critérios técnicos estabelecidos nesta norma, e apensará, após a última folha do processo, o Termo de
Encerramento de Trâmite Físico de Processo. (NR)"
Art. 5º O Art. 41 da Instrução Normativa no 1/2018/CGTI passa a vigorar com a seguinte redação:
"Art. 41 Os processos físicos serão digitalizados conforme os critérios estabelecidos na presente norma, passando a processos híbridos.
§1º Os processos mencionados no caput são tramitados exclusivamente em formato eletrônico.
§2° Para fins do disposto no caput, consideram-se submetidos à obrigatoriedade de conversão em processos híbridos:
I - processos com até 200 (duzentas) folhas;
II – processos que devam ser enviados a outro órgão;
III – processos em que seu conteúdo seja requerido, por meio da Lei de Acesso à Informação, e tenha acesso permitido por autoridade competente.
§3º Os processos com mais de 200 (duzentas) folhas, que não se enquadrem nos termos do §2°, incisos II e III, são de digitalização opcional, podendo ser convertidos em processos híbridos mediante necessidade e conveniência a ser observada pelo gestor da área detentora do processo;
§4º A digitalização será de competência da unidade detentora do processo;
§5º É vedado o cadastro de novo processo para processos físicos que passarão a híbridos;
§6º A parte física do processo híbrido que se formar, será mantida com a área detentora que o custodiará até que seja possível, e autorizado, seu envio físico à Seção de Protocolo e Arquivo;
§7º A autorização mencionada no §6o deverá ser requerida por e-mail à Seção de Protocolo e Arquivo;
§8º Os processos tratados no caput receberão, obrigatoriamente, Termo de Encerramento de Trâmite Físico, cujo modelo estará disponível no SIG/SIPAC;
§9º O Termo de Encerramento de Trâmite Físico será o primeiro documento formal da parte eletrônica do processo híbrido, seguido dos documentos digitalizados a partir da parte física do processo;
§10 A digitalização dos documentos do processo físico obedecerá às mesmas etapas estabelecidas no art. 13;
§11 Após a digitalização do processo físico, o arquivo gerado será inserido como novo documento e a tramitação e juntada de novos documentos dar-se-ão exclusivamente em meio eletrônico. (NR)”
Art. 6º Fica criado o Art. 41a da Instrução Normativa no 1/2018/CGTI, o qual vigorará com a seguinte redação:
"Art. 41a Nos casos de documentos com restrição de acesso, conforme a legislação em vigor, no momento da digitalização a área responsável deverá inseri-los e classificá-los individual e sequencialmente aos demais.
§1º É responsabilidade do servidor que assinará eletronicamente os documentos digitalizados, manter a classificação original do documento físico;
§2º Em caso de constatação de divergência legal na classificação do documento físico, o servidor responsável pela digitalização/assinatura deverá dar a classificação correta ao documento eletrônico e requerer ao Setor de Protocolo e Arquivo que proceda com a reclassificação do documento físico."
Art. 7º Fica criado o art. 43a na Instrução Normativa no 1/2018/CGTI, o qual vigorará com a seguinte redação:
"Art. 43a Na hipótese de recebimento físico de documentos de terceiros, sendo impossível ou inviável a sua digitalização, este ficará sob guarda do setor que o recebeu, podendo ser enviado para a Seção de Protocolo e Arquivo, a qualquer tempo, mediante solicitação formal.
Parágrafo único. Caso o documento deva compor processo administrativo, ele poderá ser substituído por certidão que ateste a existência e o recebimento do respectivo documento."
Art. 8º Fica criado o art. 43b na Instrução Normativa no 1/2018/CGTI, o qual vigorará com a seguinte redação:
“Art. 43b É vedada a eliminação de processos físicos no todo ou em parte, mesmo após a sua digitalização.
§1º O servidor que proceder à eliminação não autorizada, conforme legislação específica, em vigor, ficará sujeito à responsabilização administrativa.
§2º O servidor que desfigurar ou destruir indevidamente documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social, estará sujeito, além de responsabilização administrativa, a penal e civil.”
Art. 9º Esta Instrução Normativa entra em vigor em 1o de outubro de 2020, nos termos do Art. 4o do Decreto no 10.139/2019.
GLEISSON ALISSON PEREIRA DE BRITO
28 de agosto de 2020