Gestão de Documentos

Gestão Documental

A Constituição Federal de 1988 estabelece que cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da informação governamental e as providências para franquear sua consulta. A Lei 8.159/1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos.

O compromisso constitucional, confiado ao poder público de promover a gestão de documentos, é reafirmado pelo artigo 1º da Lei supracitada, o qual define que lhe compete a gestão e a proteção especial a documentos de arquivos, tendo em vista que estes são instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico, considerados elementos probatórios e informacionais.

A gestão de documentos, pela mesma Lei é definida como procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminar ou recolher para a guarda permanente, de acordo com as temporalidades já estabelecidas, neste sentido, por fazer parte da esfera federal, o Arquivo Institucional da UNILA deve seguir, além das legislações arquivísticas e correlatas, as orientações emitidas pelo Conselho Nacional de Arquivos.

Instrumentos de Gestão Documental

Para estabelecer um programa de Gestão de Documentos, é necessário adotar a classificação e a avaliação documental, procedimentos fundamentais para a implantação da gestão. O Plano ou Código de Classificação (CCD) é o instrumento que orienta a atividade de classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) determina os prazos de guarda dos documentos em três importantes fases distintas: a fase corrente, a intermediária e a permanente. Ambos instrumentos devem contemplar todos os documentos produzidos e/ou recebidos pela instituição.

No âmbito federal, o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, foram aprovados por meio da Portaria do Arquivo Nacional/Ministério da Justiça nº 47/2020.

Em se tratando das atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade foram aprovados por meio da Portaria 092/2011 e permanece vigente. Cabe salientar que o código de classificação deve ser atentamente aplicado, pois esta ação implica e interfere diretamente sobre a atividade da avaliação documental.

• Link para o arquivo do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade - atividades-meio
• Link para arquivo do Código de Classificação - atividades-fim
• Link para arquivo da Tabela de Temporalidade - atividades-fim
• Modelo de Espelho de Caixa (odt) 

Avaliação

A avaliação de documentos trata-se da análise de documento de arquivo, em que se estabelecem os prazos de guarda e a destinação final, de acordo com os valores que lhe foram atribuídos.

Alguns documentos de acordo com a avaliação, não possuem valor histórico ou informacional, nestes casos, os documentos passam por um rigoroso processo de análise, para que se proceda à eliminação. O instrumento arquivístico que dá o apoio ao procedimento de avaliar é a Tabela de Temporalidade e Destinação Documental, assim, a temporalidade estipulada na TTD deve ser fielmente respeitada para que não ocorram erros na eliminação dos documentos, uma vez que “a eliminação de documentos públicos, sem amparo legal e embasamento técnico, provoca o descarte de documentos de valor permanente ou históricos, protegidos por lei, sujeitando o gestor público [...] à responsabilidade penal, civil e administrativa. (Arquivo Nacional, s/d, p. 8).
De acordo com o artigo 25 da Lei 8.159/1991 fica estabelecido que “ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”. Sendo assim, documentos institucionais não devem ser eliminados sem autorização expressa. Esta criteriosa atividade, somente poderá ser executada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/UNILA, sendo de inteira competência desta a avaliação documental de todos os documentos produzidos e ou recebidos na Universidade.

Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD

Por definição do Decreto nº 10.148/2019, ficou que definido que serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Siga. As atribuições da Comissão foram definidas em legislação vigente e conta com representantes interdisciplinares que irão analisar se os documentos serão eliminados, ou manterão a guarda permanente.

Por meio da Portaria 150/2021 foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UNILA.

A CPAD atua em parte do processo de gestão documental, no âmbito do procedimento de avaliação dos documentos, fundamental ao apoio das demais atividades arquivísticas exercidas pelo setor de Arquivo, de maneira a corroborar a racionalização do acúmulo de documentos. É uma atividade complexa, que exige conhecimento técnico específico para atuação, possui as seguintes competências, definidas pelo Decreto 10.148/19:

• I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;
• II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;
• III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;
• IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; e
• V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade.

No âmbito da UNILA, a Seção de Protocolo e Arquivo recebe os processos e documentos para cumprimento dos prazos legais e precaucionais, na fase intermediária, de acordo com a TTD. Posterior ao cumprimento desta, os documentos destituídos de valor histórico, probatório e/ou informacional, serão eliminados no âmbito da CPAD, com a finalidade de cumprir medidas de racionalização, conforme Decreto nº 4.915/2003.

Até o presente momento, não foi realizado o procedimento de eliminação de documentos na UNILA. Devido a decisão proferida pelo juízo da 21ª Vara Federal do Rio de Janeiro na Ação Civil Pública nº 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ, ficou determinado que fossem suspensas as eliminações de documentos públicos realizadas com base nos procedimentos do Decreto nº 10.148/2019, até ulterior decisão. A decisão foi comunicada a todos os órgãos e entidades do poder executivo federal integrantes do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA) por meio de Ofício Circular. Assim, a CPAD/UNILA aguarda nova decisão para instruir os trabalhos.

• Portaria 150/2021/GR: Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UNILA