RESOLUÇÃO CGTIC Nº 1 / 2019

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RESOLUÇÃO Nº 1 / 2019 - CGTIC, DE 28 DE MAIO DE 2019

Estabelece o uso exclusivo do meio eletrônico para a criação e tramitação de processos administrativos na UNILA.

O PRESIDENTE DO COMITÊ GESTOR DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO - CGTIC, designado pela Portaria nº 29/2019/GR/UNILA, no exercício de suas atribuições, considerando:
O disposto no Decreto nº 8.539/2015, que dispõe acerca do uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;
O disposto na Portaria nº 1.042/2015/MEC, no tocante à implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;
O disposto na Portaria nº 1/2018/CGTIC/UNILA, que estabelece a Equipe de Implantação do Processo Administrativo Eletrônico na Unila;
O disposto na Instrução Normativa nº 1/2018/CGTIC/UNILA, que estabelece os procedimentos para a implantação do Processo Eletrônico no âmbito da Universidade Federal da Integração Lano-Americana - UNILA, bem como regulamenta o uso do sistema SIG/SIPAC para tramitação eletrônica de documentos e processos;
A necessidade de avançar na implantação do processo eletrônico na UNILA;
A racionalização do uso de recursos públicos;
A eficiência administrava a exemplo da dispensa do serviço de malote;
A eliminação dos tempos de tramitação com a disponibilidade imediata do processo;
Que está estabelecido e divulgado o modelo de implantação por tipo de processo, com grupos de trabalho nomeados em todas as macrounidades e institutos;
Que foram realizadas reuniões de capacitação entre a Equipe de Implantação e os grupos de trabalho;
Que existem mais de 1.800 processos cadastrados, tramitando na forma totalmente eletrônica;
Que o sistema SIPAC atende as necessidades fundamentais para a tramitação, assinatura e consulta de documentos eletrônicos, decide:

Art. 1º Estabelecer a data 30 de junho de 2019 como prazo final para a implantação do Processo Administrativo Eletrônico na UNILA.

Art. 2º A partir da data de 1º de Julho de 2019 todos os novos processos administrativos cadastrados no sistema SIPAC deverão ser eletrônicos;

§1º A partir da data estabelecida no caput somente será admitida a abertura e tramitação de novos processos em formato puramente eletrônico;
§2º As impressões de capas serão desabilitadas;
§3º Nenhuma unidade receberá, ou remeterá fisicamente processos novos, após a data fixada;
§4º Fica vedado o uso de cadernos de assinatura para recebimento de processos eletrônicos;
§5º Os processos físicos abertos até a data especificada no Art. 1º, serão tramitados normalmente, em formato físico até seu arquivamento.

Art. 3º Até o prazo final, cada macrounidade deverá identificar os tipos de processo em que o setor atua como responsável e tomar as ações necessárias para o uso do processo eletrônico na respectiva unidade.
Art. 4º A implantação do processo eletrônico deve dar preferência para a criação de templates eletrônicos de documentos no SIPAC em detrimento de formulários externos.
Parágrafo único. O uso de templates eletrônicos reduz o custo com espaço em disco, melhora a apresentação dos documentos e a integração com a assinatura eletrônica.
Art. 5º Demais orientações e normas referentes a operacionalização do processo eletrônico podem ser consultadas na Instrução Normativa nº 1/2018/CGTIC/UNILA, publicada no Bolem de Serviço nº 318, de 17 de Janeiro de 2018
Art. 6º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

GUSTAVO OLIVEIRA VIEIRA 

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