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Estrutura

última modificação 30/03/2023 17h39

Informações sobre a Coordenadoria de Compras, Contratos e Licitações

A Coordenadoria de Compras, Contratos e Licitações (CCCL) é a unidade institucionalmente responsável pela gestão dos processos administrativos pertinentes a aquisições, contratações, licitações, fiscalização de contratos, convênios e está subordinada diretamente à Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI).

Atualmente, composta por 6 subunidades e vem realizando diversos projetos buscando transparência, eficiência e governança institucional.

Tem como missão otimizar a utilização dos recursos públicos, atendendo aos anseios das áreas demandantes com transparência, eficiência e eficácia.

Tem como objetivo ser reconhecida como área de excelência na gestão das aquisições, contratações e parcerias institucionais.

Estrutura da CCCL:

Organograma-CCCL

Estrutura acadêmico-administrativa da UNILA - Resolução Nº 9, de 28 de junho de 2013

1.5.20.2 Coordenadoria de Compras, Contratos e Licitações (CCCL) - CD-4
1.5.20.2.1 Departamento de Licitações (DELIC) - FG-1
1.5.20.2.1.1 Seção de Pregões (SEPRE) - FG-3
1.5.20.2.1.2 Seção de Importações (SEIMP)
1.5.20.2.2 Departamento de Contratos (DECON) - FG-1
1.5.20.2.2.1 Divisão de Fiscalização de Contratos (DIFISC) - FG-2
1.5.20.2.3 Divisão de Compras (DICOM) - FG-2
1.5.20.2.3.1 Seção de Inexigibilidade e Dispensa (SEIDI) - FG-3

Atribuições das unidades

Coordenadoria de Compras, Contratos e Licitações:

I. Prestar esclarecimentos e assessoramento aos gestores no que tange à aquisições e contratos vigentes e futuros;

II. Desenvolver relatórios e disponibilizá-los aos interessados;

III. Coordenar o processo de formalização de demandas aquisitivas e contratuais da instituição, bem como sua revisão, quando necessário;

IV. Coordenar o planejamento anual das aquisições da instituição;

V. Orientar as unidades acadêmicas e administrativas na elaboração dos seus planejamentos operacionais de contratação;

VI. Elaborar o Relatório Integrado de Gestão e outros relatórios referentes às aquisições e contratações institucionais;

VII. Assessorar a Reitoria, por meio da Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura na formulação e na execução da política global de planejamento de contratações;

VIII. Realizar cursos de capacitação intraunidade e interunidades sobre licitações e contratos,

IX. Coordenar a elaboração e atualização dos manuais para disciplinar e simplificar os procedimentos administrativos de compras e contratos na UNILA;

X. Orientar o pessoal para implantação dos métodos, normas e rotinas, fixados para o funcionamento integrado dos setores envolvidos nos processos de contratação;

XI. Elaborar e publicar dados estatísticos, relatórios e indicadores de gestão para órgãos de controle e comunidade acadêmica;

XII. Adotar as melhores práticas metodológicas da gestão por processos e difundi-las no ambiente da UNILA;

XIII. Promover, permanentemente, a melhoria dos processos organizacionais, junto às unidades acadêmicas e administrativas da UNILA;

XIV. Participar de reuniões de gestão, com os líderes de projetos, líderes de processos e demais partes envolvidas com o trabalho;

XV. Coordenar a equipe e fomentar sua participação de forma motivada e integrada;

XVI. Coordenar a transparência das atividades junto à comunidade por meio de mídias disponíveis;

XVII. Orientar equipes de planejamento e contratação;

XVIII. Aprovar documentos e procedimentos próprios do fluxograma da gestão processual de compras, contratos e licitações;

XIX. Analisar a instrução processual da Fase Interna e aprovar a continuidade do processo.

Departamento de Licitações:

I. Elaborar as peças editalícias dos procedimentos licitatórios da UNILA em conjunto com as áreas demandantes e técnicas do objeto;

II. Realizar os procedimentos de Intenção de Registro de Preço – IRPs;

III. Instruir alterações e formalização de participações de órgãos externos em licitações da UNILA;

IV. Participar das Comissões de Licitação e realizar os procedimentos licitatórios da UNILA;

V. Disponibilizar à comunidade interna e externa informações a respeito dos processos licitatórios em curso;

VI. Designar pregoeiros(as) e equipes de apoio institucionais;

VII. Receber os pedidos de esclarecimentos e/ou impugnações em editais publicados;

VIII. Levantar situações sancionatórias motivadas por licitantes e repassá-las à autoridade competente;

IX. Coordenar e orientar os(as) pregoeiros(as) institucionais;

X. Realizar a publicação das licitações da UNILA em mídias digitais e em jornais de circulação local, regional e/ou nacional;

XI. Realizar a divulgação junto às agências competentes dos resultados dos certames licitatórios.

Seção de Importações:

I. Elaborar estudos técnicos pertinentes à importações a serem realizadas pela UNILA;

II. Gerir contratos junto à fornecedores de agenciamentos e despachos aduaneiros;

III. Acompanhar as etapas do processo de nacionalização dos produtos e pagamento das faturas proformas;

IV. Acompanhar a entrega e desembaraço da importação;

V. Analisar pesquisas de mercado de produtos a serem importados diretamente;

VI. Inscrever a UNILA junto a órgãos de controle e fomento relacionados à importação.

Seção de Pregões:

I. Acompanhar os processos de contratações;

II. Gerenciar a execução orçamentária;

III. Formalizar as autorizações orçamentárias no processo;

IV. Assessorar o Pró-reitor nas decisões de contratações.

Divisão de Compras:

I. Gerenciar as solicitações de compras de objetos disponíveis para aquisição imediata;

II. Solicitar as emissões de Notas de Empenho de novas compras e contratações de serviços;

III. Representar a UNILA junto a fornecedores nas tratativas quanto à encaminhamento de produtos e serviços empenhados;

IV. Proceder a formalização numerada de Atas de Registro de Preços e inclusão de sua validade nos sistemas eletrônicos pertinentes do governo federal;

V. Acompanhar as validades das Atas de Registro de Preços e tratativas quanto às mesmas junto às suas respectivas áreas demandantes;

VI. Elaborar pareceres de possibilidades ou impossibilidades de concessão de autorização para adesões de órgãos não participantes em ARPs da UNILA;

VII. Realizar a instrução processual de aquisições por adesões à ARPs de outros órgãos públicos;

VIII. Elaborar e disponibilizar relatórios de controle de objetos com saldos registrados em ARPs disponíveis para contratação;

IX. Acompanhar IRPs abertas nos portais de compras do governo federal;

X. Negociar com fornecedores manutenção de propostas;

XI. Levantar situações sancionatórias motivadas por fornecedores e repassá-las à autoridade competente.

Seção de Inexigibilidade e Dispensa:

I. Analisar junto à CCCL demandas de compras e contratações.

II. Instruir as áreas da UNILA quando requisitado sobre documentos necessários para atendimento a legislação da contratação direta;

III. Analisar justificativas e orçamentos levantados como subsídio para contratações diretas;

IV. Realizar a habilitação jurídica, fiscal e outras necessárias para viabilidade de contratação direta com fornecedores;

V. Gerenciar as etapas dos processos de dispensa e inexigibilidade junto à CCCL e outras áreas eventualmente envolvidas;

VI. Publicizar as dispensas e inexigibilidades no D.O.U., site da UNILA ou sistemas do governo federal, quando for o caso;

VII. Controle de saldos de gastos por CNAE de despesas realizadas por processos formalizados de dispensa de licitação e por cartões de suprimento de fundos;

VIII. Operacionalizar a Dispensa Eletrônica;

IX. Elaboração do Aviso de Dispensa Eletrônica;

X. Elaboração de Parecer.

XI.Abertura de processo sancionatório quando necessário na etapa da Dispensa Eletrônica.

Departamento de Contratos:

I. Representar a CCCL nos assuntos de contratos vigentes e em formalização junto aos setores internos da UNILA;

II. Assessorar no planejamento e desenvolvimento de contratos;

III. Elaborar minutas, termos de contrato, termos aditivos e apostilamentos contratuais;

IV. Instruir e formalizar as contratações, aditivos, supressões, repactuações, e outras alterações contratuais;

V. Executar e manter o cadastramento dos Contratos e termos aditivos no compras.gov

VI. Controlar os prazos de vigência dos contratos e alertar as áreas quanto aos vencimentos e possibilidades de prorrogação contratual;

VII. Realizar as habilitações jurídicas, fiscais e outras necessárias do contratado, quando da formalização de alterações contratuais

VIII. Realizar as comunicações pertinentes junto ao contratado, visando o envio de instrumentos contratuais e cobrança de documentação acessória aos contratos, necessárias para formalização da avença

IX. Publicar os termos de contratos, aditivos, apostilamentos e sanções no D.O.U, sistemas internos de gestão da UNILA e sistemas de divulgação do governo federal;

X. Gerar subsídios para as decisões gerenciais;

XI. Realizar os procedimentos das prorrogações e aditivos

XII. Acompanhar as designações formais e a atuação dos fiscais na execução do contrato

XIII. Instruir fiscais quanto à procedimentos fiscalizatórios e obrigações do fiscal e gestores de execução

XIV. Elaborar relatórios gerenciais;

XV. Propor manuais de processos e procedimentos da gestão de contratos

XVI. Instruir todos os processos sancionatórios contra fornecedores;

XVII. Autuar e instruir processos de fiscalização e pagamento;

XVIII. Solicitar reforços de empenho, emissão de DDO, e outros que visam o suporte financeiro do contrato.

Divisão de Fiscalização de Contratos:

I. Apoiar na elaboração de termos de referências de serviços terceirizados;

II. Elaboração de Planilha de Custos e Formação de Preços para novas contratações;

III. Analisar (na fase licitatória) a Planilha de Custos e Formação de Preços de editais para contratação de serviços terceirizados;

IV. Realizar a análise de repactuações e planilhas comparativas para prorrogação de contratos;

V. Realizar a fiscalização documental de contratos com serviços terceirizados;

VI. Controlar e conferir os procedimentos relativos aos pagamentos;

VII. Acompanhar e atualizar as portarias de fiscais da instituição;

VIII. Operacionalizar as contas vinculadas das empresas que fornecem mão de obra terceirizada à UNILA;

IX. Controlar saldo de empenho dos contratos de mão de obra terceirizada;

X. Solicitar tratativas de empenhos pertinentes aos contratos.

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