Planejamento, orçamento e finanças

Em 2020 e 2021, a Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (PROPLAN) direcionou esforços a manter em pleno funcionamento suas atividades, visando, principalmente, atender com rapidez, eficiência e qualidade às demandas da parte orçamentária, financeira e contábil advindas das macrounidades. Demandas que precisaram se adaptar à nova realidade imposta pela pandemia de Covid-19. Em paralelo, foram promovidas ações objetivando a concretização da Governança Institucional, em atendimento ao Decreto nº 9.203/2017.

Gestão pública transparente é um dos termos mais usados ultimamente, e isso remete à implementação de instrumentos de transparência e acesso aos dados públicos, de forma a disponibilizar ao cidadão as informações de seu interesse. Entre os vários instrumentos de transparência e de prestação de contas estão os portais das universidades federais, que apresentam diversos dados e informações sobre as atividades e projetos desenvolvidos pelas instituições.

Assim, e com o objetivo de contribuir para o controle social por meio da transparência, a PROPLAN criou o Painel Contábil Financeiro, desenvolvido pela Coordenadoria de Contabilidade e Finanças (CCF). Nele, são apresentados os principais relatórios produzidos no âmbito das atividades de contabilidade e finanças da UNILA, tais como contas a pagar, pagamentos efetuados, execução de convênios, demonstrações contábeis, entre outros. O painel, além de contribuir para o controle social, também tem como intuito subsidiar o processo de tomada de decisão da gestão da Universidade.

Em 2021, também foi incluído na página da Pró-Reitoria um novo Painel de Custos da UNILA. Nesse espaço, é apresentada uma síntese das informações de custos apuradas, detalhadas por itens de despesa, macrounidades e atividades finalísticas, evidenciando com maior clareza onde os recursos são consumidos na Universidade. Ademais, as rotinas de execução orçamentária (empenhar, liquidar e pagar) têm sido desempenhadas pela equipe de Finanças. Da mesma forma, as atividades de contabilidade da UNILA estão sob os cuidados da equipe do Departamento de Contabilidade.

Tais iniciativas renderam, em 2021, o reconhecimento da UNILA em um importante ranking de desempenho em Contabilidade de Custos, tendo ficado em terceiro lugar entre as universidades federais. O reconhecimento consta no último Relatório Foco em Custos, publicado em maio de 2021, referente ao ano de 2020. A ação está dentro do escopo do Tesouro Nacional, de gerir as contas públicas de forma eficiente, e é voltada para a busca da qualidade do gasto público. O Relatório destaca a atuação das instituições a partir de quatro indicadores que compõem o ranking de desempenho: Regularidade, Dispersão, Personalização e Economicidade. Todos esses esforços para ampliar a transparência têm sido uma constante na equipe da CCF.

Relativo à gestão orçamentária, a PROPLAN, por meio do Departamento de Programação e Controle Orçamentário (DPCO), tem conseguido ampliar a transparência na distribuição dos recursos orçamentários, conforme definido na norma que disciplina a elaboração da Programação Orçamentária Anual (POA). O documento contém a distribuição de orçamento para os Institutos Latino-Americanos e demais macrounidades, e tem sido submetido ao CONSUN (sempre no final do ano anterior à execução orçamentária), de modo a possibilitar que a UNILA inicie o ano orçamentário com a programação apreciada e aprovada no órgão máximo da Instituição. Essa boa prática é desenvolvida desde 2018 pela equipe do DPCO e aprimorada a cada ano num processo de melhoria contínua.

Em relação às ações de Planejamento e Governança, sob coordenação do Departamento de Planejamento Estratégico (DPE), iniciou-se, em 2020, o trabalho de desdobramento tanto do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI 2019-2023) quanto do Plano de Gestão (PG) referente aos anos de 2020-2023, em planos setoriais denominados Planos de Desenvolvimento das Unidades (PDUs). Os PDUs concentram as ações planejadas pelas macrounidades para cada exercício e estão vinculados/alinhados aos objetivos estratégicos da Universidade. O acompanhamento das ações é realizado de forma trimestral pela equipe do DPE, conforme disposto na Instrução da SEGES.

Em paralelo, por meio da equipe do DPE, desenvolvem-se ainda os seguintes projetos:

• Dashboard de monitoramento do PDI e PG: de forma a permitir a avaliação do avanço dos objetivos dispostos no PDI 2019-2023 e no PG, as informações constantes em cada PDU foram sistematizadas em um dashboard com vários recortes. Esse dashboard vem passando por uma série de testes e ajustes, e atualmente há uma versão beta que foi disponibilizada à administração superior para o acompanhamento e construção de pautas a serem discutidas nas reuniões setoriais de planejamento e no âmbito do Comitê de Governança da Universidade;

• Avaliação Institucional por Indicadores: iniciativa a ser executada em parceria com a Coordenadoria de Informação e Regulação Institucionais (CIRI) e que demandou a elaboração do guia e da metodologia de Avaliação de Desempenho Institucional por Indicadores, assim como o desenvolvimento do Dicionário de Indicadores, de responsabilidade da PROPLAN. A CIRI ficará responsável pela elaboração e acompanhamento dos Indicadores Acadêmicos, enquanto o DPE realizará o mesmo trabalho com as macrounidades de apoio;

• Mapeamento de Processos: iniciado em 2019, este projeto vem se consolidando aos poucos e, apesar das dificuldades dos anos de 2020 e 2021, ocorreram importantes avanços, que envolveram a elaboração de um guia para mapeamento dos subprocessos de trabalho e uma planilha para controle e monitoramento dos subprocessos. Diversas reuniões de orientação sobre a elaboração de mapas de subprocessos e seus respectivos formulários (AS-IS ou DAS) foram realizadas, permitindo que a UNILA conte, atualmente, com aproximadamente 195 subprocessos analisados, homologados e publicados no Portal de Processos; 

• Gestão de Riscos: a implantação do processo de Gestão de Riscos na UNILA passou por revisão das normativas inicialmente definidas e, em 2021, foram realizados testes da metodologia a ser adotada pela Instituição para os mapeamentos. Escolhida a metodologia, iniciou-se a execução das fases 1 e 2 (estabelecimento do contexto e identificação dos eventos de risco) com todas as macrounidades. Recentemente, em abril de 2022, o Plano de Gestão de Riscos para este ano foi aprovado no Comitê de Governança, Integridade, Riscos e Controle Interno (CGIRC);

• Programa de Integridade da UNILA: um programa de integridade consiste em um conjunto estruturado de medidas institucionais para a prevenção, detecção, punição e remediação de práticas de corrupção e fraude, de irregularidades e de outros desvios éticos e de conduta. Em 2020, a Universidade aprovou a primeira versão do seu Plano de Integridade. Nele, é possível verificar a estrutura e o funcionamento da gestão da integridade na UNILA, assim como as ações propostas no sentido de organizar as funções de integridade, os papéis e responsabilidades para o fortalecimento da cultura de integridade institucional. No ano de 2021, foi feito um monitoramento inicial sobre o andamento do projeto e a atualização do status das ações inicialmente previstas;

• Apoio à implementação do Programa de Gestão de Teletrabalho: desde o segundo semestre de 2021, o DPE está auxiliando a PROGEPE e o Gabinete da Reitoria na elaboração de metodologia para mensuração do Programa de Gestão de Teletrabalho, conforme orientações constantes na IN nº 65/2020. Para tanto, foi desenvolvido o Manual de Orientação e são realizadas reuniões quanto à elaboração das listas de atividades das macrounidades. Este trabalho segue em 2022;

• Capacitações: No ano de 2021, com o objetivo de capacitar os servidores envolvidos nos diversos projetos coordenados pelo DPE, foram contratados cursos in company nas temáticas de Elaboração de Indicadores Institucionais e Gestão de Riscos para Instituições Públicas. Além desses cursos, o Escritório de Processos promoveu um curso interno de capacitação sobre gestão de processos e utilização do software Camunda;

• Programa de Apoio à Gestão Estratégica e Transformação do Estado (TransformaGov): instituído pelo Ministério da Economia, por meio do Decreto nº 10.382/2020, o Programa objetiva avaliar e modernizar a gestão estratégica dos órgãos integrantes da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Com isso, o Ministério espera otimizar a implementação de suas políticas públicas, conferir mais eficiência ao gasto público e entregar mais valor à sociedade. A UNILA assinou o Plano em dezembro de 2021 e vem realizando algumas ações de melhoria com setores específicos, conforme definido no Plano de Trabalho.

Assim, todas as equipes de trabalho da PROPLAN vem desempenhando papéis importantes no intuito de contribuir para a melhoria da capacidade de gestão da UNILA. Quem quiser conhecer um pouco mais sobre as ações envolvendo planejamento, orçamento e finanças da Universidade pode visitar a página da Pró-Reitoria.