Voluntários e novo espaço transformam processo de matrículas de novos estudantes

Nem sempre números são apenas números. Eles podem representar pessoas sob as quais pesam muitas decisões. Na Coordenadoria de Contabilidade e Finanças (CCF), Diego Messias lida todos os dias com questões financeiras da UNILA, mas decidiu participar, como voluntário, do processo de matrículas dos estudantes que ingressaram na Universidade este ano. “A gente trabalha numa área bem isolada na Universidade e não tem a oportunidade de se aproximar do estudante, que é nosso cliente principal, e a gente acaba não tendo contato.” Foi por isso que ele e outros servidores do setor decidiram apoiar o trabalho da Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD): “Para entender um pouco mais e tentar colaborar para que o ingresso de alunos seja o melhor possível”, explicou.

Além disso, para Diego, o trabalho em outra área, e, neste caso, no processo de matrículas, foi importante para compreender o “fluxo no processo de seleção”. “Foi um momento importante para avançar no sentido de ver o outro lado e entender o fluxo da PROGRAD no processo de seleção. Entender os sistemas e os processos seletivos. Assim, a gente acaba conhecendo, compreendendo o trabalho para apoiar de alguma forma”, comentou.

Mais de 50 pessoas, entre servidores da PROGRAD e voluntários de outros setores da UNILA, participaram do processo de matrículas. “Este é o primeiro ano, na Universidade, que nós temos servidores de todas as unidades administrativas trabalhando na matrícula. São servidores que trabalham com contabilidade, com contrato, com finanças, na área de saúde do trabalhador. É uma forma de sensibilizar a comunidade acadêmica para a importância que o estudante tem na vida universitária”, afirma Vanessa Woicolesco, assessora da Reitoria para a Pró-Reitoria de Graduação.

Para ela, ao trabalhar na matrícula, servidores de áreas mais distantes da rotina acadêmica têm a oportunidade de conviver com o estudante. “Às vezes, o pessoal que trabalha numa área mais dura da universidade, vivencia o contato com o estudante apenas pelo nome e sobrenome. Aqui [na matrícula], ele conhece o estudante, sabe da sua história, conhece sua família. Isso traz empatia”, comenta. “E é uma forma de melhorar a nossa vida no trabalho também, de reconhecer a dificuldade que o outro tem no dia a dia”, completa.

Alexandre da Paz, que acompanha o processo de matrículas há algum tempo e, neste ano, coordenou a equipe de cadastro dos alunos, considerou “excepcional” o trabalho, tanto de quem já tem experiência, como dos novos voluntários. “Quem estava lá viu como foi. O pessoal trabalhou muito bem, foram com vontade, empenhados. A grande maioria não tinha feito isso antes. A pessoa fica presa no seu setor, mas, ali, vê a atividade-fim da universidade, que é receber o aluno. Ela vê os alunos chegando. Isso foi muito gratificante”, avalia.

Estrutura

Pensando na melhor recepção ao novo estudante, neste ano, todo o processo de matrículas presenciais foi realizado num mesmo local, o auditório da unidade Jardim Universitário, que recebeu toda a infraestrutura necessária para o atendimento.

A matrícula para todos os cursos ficou concentrada num único espaço. “Nos processos anteriores, os candidatos ficavam dispersos pelo corredor, às vezes não identificavam a sala. O auditório é um ambiente mais adequado para acolhida dos estudantes e das suas famílias, que ficam mais confortáveis durante o período em que aguardam as matrículas”, explica Vanessa.

O espaço também foi utilizado para atividades paralelas, como as organizadas pela Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE), e para a apresentação de vídeos institucionais, para que os estudantes e suas famílias pudessem conhecer um pouco mais a Universidade.

O sistema usado para as matrículas também ganhou novas funcionalidades, para aumentar a facilidade de acesso para o estudante, que pôde acompanhar sua matrícula on-line, trocando documentos e recebendo as confirmações. “No caso das bancas de avaliação de inscrições de cotistas, por exemplo, o candidato também tem uma interface, tem acesso e pode ver o que o avaliador escreveu, solicitando troca de documentos. O candidato faz os ajustes, se necessário. Também é possível avaliar recursos, e o candidato é notificado”, explica Marcos Luiz Wilhelm, que, com outros servidores da Coordenadoria de Tecnologia da Informação (CTI), acompanhava o processo no auditório para auxiliar em qualquer dificuldade técnica. “Estão avaliando o sistema com o uso, e a gente consegue acompanhar em tempo real”, completou.

Ruminiki Schmoeller, também da CTI, lembra que “o sistema é uma parte e que existe todo um conjunto para que no dia [da matrícula] esteja tudo funcionando”. Ele explica que, neste ano, foram necessárias várias adaptações no sistema de cadastro em razão de mudanças realizadas no Sisu.

Os servidores que atuaram na matrícula presencial receberam treinamento na semana anterior ao processo. “É um trabalho de muitas mãos. Eu gosto muito dessa etapa porque movimenta bastante a Universidade. Todo mundo acaba se sentindo engajado.”

Para Alexandre da Paz, as mudanças, tanto de infraestrutura como de atendimento, foram bastante positivas. "Esse é um modelo para manter. Logicamente, há muita coisa para melhorar, mas é um padrão do que a gente almeja para os próximos processos”, analisa.