Estrutura Funcional
A estrutura funcional da COINFRA é composta pelas unidades:
- Departamento de Estrutura e Serviços;
- Seção de Manutenção Predial; e
- Seção de Administração dos Espaços.
- Departamento de Logística;
- Divisão de Transportes;
- Seção de Diárias e Passagens;
- Seção de Almoxarifado;
- Seção de Patrimônio; e
- Seção de Protocolo e Arquivo.
Coordenadoria de Infraestrutura - COINFRA
A COINFRA é a unidade administrativa, diretamente vinculada à Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI).
É responsável por coordenar e assessorar a PROAGI nas ações de infraestrutura física e logística da unidade.
Atribuições:
- Elaborar e consolidar o plano de ação da Coordenadoria para o ano subsequente;
- Coordenar as ações de suprimento de materiais essenciais comuns a toda a universidade;
- Coordenar as unidades sob sua responsabilidade na elaboração do plano de ação para o ano subsequente;
- Prover os serviços de infraestrutura e logística necessários para o adequado funcionamento da instituição;
- Executar e acompanhar o andamento das ações da Coordenadoria planejadas para o ano;
- Controlar a execução financeira dos contratos sob gestão da unidade e das subunidades no exercício financeiro e propor remanejamentos, se necessário;
- Gerenciar os contratos de locação de imóveis de terceiros;
- Controlar e coordenar os serviços desempenhados pelos departamentos sob sua responsabilidade;
- Consolidar os relatórios das unidades sob sua responsabilidade para subsidiar o acompanhamento da gestão da Pró-Reitoria;
- Propor normativas e outros atos administrativos que se façam necessários às melhorias da execução dos serviços das unidades sob sua responsabilidade; e
- Propor a alienação, descarga e / ou desfazimento de bens patrimoniais, com auxílio de comissões quando necessário.
Departamento de Estrutura e Serviços - DES
O DES é a unidade responsável por planejar, gerenciar e fiscalizar os contratos de serviços e adesão. Também elabora processos de aquisição de equipamentos voltados à infraestrutura dos espaços físicos.
Atribuições:
- Planejar a contratação dos serviços terceirizados relacionados a infraestrutura, como serviços de limpeza, asseio e conservação predial, copeiragem, jardinagem, apoio administrativo, segurança patrimonial e serviços de manutenção predial da UNILA;
- Planejar a contratação dos serviços terceirizados relacionados a infraestrutura, como serviços de manutenção de aparelhos de ar-condicionado, de elevadores, manutenção de mobiliários e equipamentos de uso comum, de sonorização de eventos e os serviços de manutenção corretiva dos equipamentos audiovisuais instalados em salas de aula e espaços de uso comum;
- Planejar, com apoio das áreas técnicas, a contratação dos serviços de água, esgoto, tratamento de efluentes e energia elétrica para todas as unidades da UNILA;
- Planejar e demandar das áreas técnicas, a aquisição de mobiliários e equipamentos a serem utilizados em espaços de uso comum;
- Planejar a aquisição de tecnologias, bens e materiais voltados ao apoio da execução dos serviços terceirizados descritos neste artigo;
- Gerenciar e fiscalizar com apoio das unidades usuárias os contratos sob sua responsabilidade;
- Auxiliar na fiscalização de contratos de locação de imóveis da UNILA;
- Gerenciar os módulos Espaços Físicos e Infraestrutura do SIPAC;
- Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
- Assessorar a PROAGI nos assuntos relacionados à estrutura e serviços;
- Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
- Gerenciar as atualizações do conteúdo e informações das páginas no site institucional referentes ao Departamento e às unidades sob sua responsabilidade;
- Prestar informações à PROAGI para subsidiar respostas às solicitações da Auditoria Interna, Ouvidoria e órgãos de controle externo, em assuntos relativos ao Departamento e às unidades sob sua responsabilidade; e
- Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à área de estrutura e serviços.
Seção de Manutenção Predial - SEMAP
A SEMAP é a unidade responsável pela manutenção e conservação das instalações físicas das unidades.
Atribuições:
- Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção predial corretiva e preventiva dos imóveis próprios ou locados da UNILA;
- Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção de aparelhos de ar-condicionado, elevadores e outros equipamentos relacionados à infraestrutura;
- Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção de mobiliários da UNILA;
- Avaliar e atender às demandas de montagem e desmontagem de mobiliário;
- Realizar alterações/adequações estruturais nos espaços de acordo com os layouts elaborados pela área técnica da UNILA;
- Auxiliar no planejamento de aquisição de materiais relacionados à manutenção predial;
- Auxiliar no planejamento da contratação dos serviços terceirizados relacionados a infraestrutura, como serviços de manutenção de aparelhos de ar-condicionado, de elevadores, manutenção de mobiliários e equipamentos de uso comum;
- Gerenciar e atualizar as informações do módulo Infraestrutura do SIPAC;
- Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
- Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
- Assessorar o DES nos assuntos relacionados à manutenção predial;
- Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à área de manutenção predial.
Seção de Administração dos Espaços - SERAD
A SERAD é responsável por manter os espaços de uso comum e seus acessórios, em condição de uso. Também executa as alterações de layout propostas pela Secretaria de Implantação do Campus.
Atribuições:
- Manter os espaços de uso comum da UNILA em condições de uso;
- Auxiliar no planejamento da contratação dos serviços de manutenção corretiva dos equipamentos audiovisuais instalados em salas de aula e espaços de uso comum;
- Realizar periodicamente manutenção preventiva dos equipamentos audiovisuais instalados em salas de aula e espaços de uso comum;
- Auxiliar no planejamento da aquisição de equipamentos de audiovisual e equipamentos de uso comum;
- Fiscalizar os contratos terceirizados relacionados à administração de espaços;
- Gerenciar e atualizar as informações do módulo Espaços Físicos do SIPAC;
- Gerenciar as solicitações de reservas das salas de reuniões sob responsabilidade da PROAGI via sistema (SIPAC);
- Gerenciar as solicitações de empréstimos de chaves dos espaços sob responsabilidade de PROAGI, equipamentos de audiovisual e mobiliários disponíveis para as atividades acadêmicas de graduação, pesquisa e extensão da UNILA;
- Gerenciar as solicitações de movimentação de mobiliários e organização dos espaços de acordo com os layouts elaborados pela área técnica da UNILA;
- Auxiliar o DES nos assuntos relacionados à utilização de espaços comuns;
- Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
- Propor normas de utilização dos espaços de uso comum da UNILA;
- Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano; e
- Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à administração dos espaços.
Departamento de Logística - DELOG
O DELOG é responsável por gerenciar as atividades de controle, recebimento, armazenamento e distribuição de materiais.
Atribuições:
- Planejar e propor melhorias dos fluxos de trabalho, processos, técnicas de ressuprimento e controle das aquisições de materiais de consumo;
- Planejar o dimensionamento, aquisição, recebimento, aceitação, distribuição e ressuprimento do material de consumo de uso comum da UNILA;
- Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
- Controlar a execução do plano de ação das setores sob sua responsabilidade;
- Assessorar o planejamento e dimensionamento dos locais e espaços físicos destinados a armazenagem de materiais, garagens da frota oficial e Arquivo Central da UNILA;
- Apoiar, quando necessário, os demais setores da UNILA em seu planejamento e dimensionamento de aquisição de materiais de uso específicos;
- Propor e auxiliar na elaboração de normas e melhorias nos procedimentos sobre bens patrimoniais, materiais de consumo, protocolo e arquivo, diárias e passagens e transporte institucional;
- Coordenar a classificação da natureza dos bens e materiais;
- Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
- Apoiar no recebimento, distribuição e gestão da reserva técnica do material permanente da UNILA;
- Coordenar e controlar a alocação interna e movimentação de bens e materiais de consumo nos depósitos da UNILA;
- Gerenciar os contratos relacionados ao Departamento ou às unidades sob sua responsabilidade;
- Gerenciar os módulos do sistema SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
- Gerenciar as atualizações do conteúdo e informações das páginas no site institucional referentes ao Departamento e às unidades sob sua responsabilidade;
- Coordenar os procedimentos prévios para a alienação, descarga e desfazimento do material permanente, com auxílio de comissões quando necessário;
- Coordenar a realização dos inventários anuais de bens permanentes e de materiais de consumo nos Almoxarifados Central e Setoriais; e
- Prestar informações à PROAGI para subsidiar respostas às solicitações da Auditoria Interna, Ouvidoria e órgãos de controle externo, em assuntos relativos ao Departamento e às unidades sob sua responsabilidade.
Divisão de Transportes - DITRAN
A DITRAN é responsável por planejar, executar e fiscalizar os transportes com veículos institucionais ou fretados da Instituição.
Atribuições:
- Planejar, executar e fiscalizar o transporte de pessoal e de pequenas cargas da UNILA;
- Planejar e realizar os trâmites necessários para contratação de serviços relacionados à área de transporte;
- Elaborar e coordenar o plano de manutenção e rotinas de abastecimento dos veículos;
- Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
- Proporcionar a mobilidade da comunidade acadêmica em atos de serviço ou de interesse acadêmico e atender as necessidades de transporte de materiais da UNILA, com segurança e qualidade e dentro da legislação, normativas e procedimentos vigentes;
- Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano.
- Controlar o uso e emprego dos veículos oficiais;
- Apoiar a PROAGI em casos de acidentes de trânsito envolvendo veículos da frota oficial ou a serviço da UNILA;
- Gerenciar a documentação, os custos, as infrações de trânsito e seguro da frota de veículos oficiais;
- Gerenciar os contratos de serviços terceirizados relacionados à área de transporte;
- Gerenciar módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
- Apoiar a PROAGI na análise da concessão de permissões para condução de veículos oficiais aos servidores públicos;
- Controlar as permissões dos servidores públicos para condução de veículos oficiais;
- Apoiar a PROAGI no dimensionamento da frota oficial;
- Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos do uso e emprego dos veículos oficiais e nos serviços de transporte institucional; e
- Apoiar o Delog nos procedimentos prévios visando a alienação, descarga e / ou desfazimento de veículos da frota oficial, com auxílio de comissões quando necessário.
Seção de Diárias e Passagens - SEDIP
A SEDIP é a unidade responsável por coordenar os processos de contratação de diárias e passagens, além de assessorar os proponentes das viagens.
Atribuições:
- Planejar e realizar os trâmites necessários para contratação de serviços relacionados à área de diárias e passagens;
- Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
- Suprir as demandas de passagens e diárias de viagens nacionais e internacionais a serviço e de interesse da UNILA;
- Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
- Instruir e dar suporte aos servidores usuários do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP e da UNILA, sobre a legislação vigente e a correta utilização do sistema;
- Gerenciar, controlar e/ou alimentar o banco de dados do SCDP;
- Gerenciar e fiscalizar os contratos terceirizados relacionados à área de diárias e passagens;
- Solicitar a certificação digital dos usuários aprovadores do SCDP;
- Gerenciar módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
- Realizar as funções de gestor setorial dentro SCDP na UNILA;
- Elaborar e atualizar documentos que viabilizem a concessão de diárias e passagens; e
- Propor/elaborar normas e melhorias necessárias para a concessão de diárias e passagens na UNILA.
Seção de Almoxarifado - SEAL
A SEAL é responsável pelo recebimento de todos materiais que ingressam na instituição, armazenamento, aquisição de materiais de consumo e distribuição.
Atribuições:
- Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
- Apoiar as comissões na execução do inventário físico anual dos materiais de consumo nos Almoxarifados Central e Setoriais;
- Apoiar o planejamento de aquisição de materiais de consumo de uso comum essenciais;
- Receber provisoriamente os bens permanentes e materiais para ingresso na UNILA;
- Armazenar o material de consumo de propriedade da UNILA, quando no Almoxarifado Central com segurança e qualidade adequada;
- Distribuir os materiais dentro das normas, procedimentos e legislação vigente;
- Apoiar o DELOG na instrução dos processos de compra para os materiais essenciais de responsabilidade da unidade;
- Gerenciar os contratos terceirizados relacionados à área de Almoxarifado;
- Gerenciar os módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
- Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
- Emitir relatórios de controle contábil relacionados à sua área de atuação;
- Pesquisar e propor novas técnicas de suprimento e armazenagem; e
- Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à área de Almoxarifado.
Seção de Patrimônio - SEPAT
A SEPAT é responsável pelo controle do patrimônio da instituição, apoia as comissões no inventário anual físico e assessora as unidades no controle dos bens móveis.
Atribuições:
- Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
- Apoiar as comissões na execução do inventário físico anual dos bens permanentes;
- Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
- Apoiar as comissões na realização dos procedimentos de alienação, descarga e desfazimento do material permanente, quando necessário;
- Gerenciar os módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
- Comunicar às unidades competentes e tomar providências cabíveis em situações de irregularidades constatadas relativas a materiais permanentes da UNILA;
- Apoiar na organização, coordenação e controle da distribuição de materiais permanentes às unidades da UNILA, quando necessário;
- Propor uso aos materiais permanentes ociosos em depósitos às unidades da UNILA;
- Zelar pelo material permanente de propriedade e/ou sob responsabilidade da UNILA, quando em depósito;
- Gerenciar e controlar as atividades de avaliação e reavaliação dos bens permanentes móveis e imóveis com auxílio de comissões, setores e / ou servidores específicos, quando necessário;
- Manter atualizado o registro contábil dos bens móveis e imóveis da UNILA;
- Gerenciar os contratos terceirizados relacionados à área de Patrimônio;
- Emitir relatórios de controle contábil relacionados à sua área de atuação;
- Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à área de Patrimônio;
- Pesquisar e propor novas técnicas de controle do material permanente.
Seção de Protocolo e Arquivo - SEPRO
A SEPRO é responsável pelo recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos e processos no âmbito da UNILA, além de preservar a memória institucional, gestão arquivística e protocolo central.
Atribuições:
- Preservar a memória institucional por meio do patrimônio documental da UNILA, de forma a garantir o acesso à informação;
- Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
- Estabelecer políticas e procedimentos de gestão arquivística para a adequada formação e uso do patrimônio documental da UNILA;
- Propor medidas preventivas para resguardar a integridade dos documentos;
- Gerenciar o recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos e processos, internos e externos;
- Gerenciar as atividades do serviço de malote interno da UNILA;
- Arquivar, desarquivar e controlar os documentos e processos administrativos dentro das normas estabelecidas;
- Gerenciar módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
- Atribuir permissões de acesso e tramitações de processos no SIG;
- Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
- Gerenciar os contratos terceirizados relacionados à área de protocolo e arquivo;
- Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relativos à área de protocolo e arquivo; e
- Apoiar as comissões na execução de inventário de processos administrativos sob sua custódia.