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Estrutura Funcional

publicado 08/07/2021 13h53, última modificação 08/07/2021 13h53
Estrutura Funcional da Coordenadoria de Infraestrutura - COINFRA

A estrutura funcional da COINFRA é composta pelas unidades:

  • Departamento de Estrutura e Serviços;
  • Seção de Manutenção Predial; e
  • Seção de Administração dos Espaços.

 

  • Departamento de Logística;
  • Divisão de Transportes;
  • Seção de Diárias e Passagens;
  • Seção de Almoxarifado;
  • Seção de Patrimônio; e
  • Seção de Protocolo e Arquivo.

 

Coordenadoria de Infraestrutura - COINFRA

A COINFRA é a unidade administrativa, diretamente vinculada à Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI).

É responsável por coordenar e assessorar a PROAGI nas ações de infraestrutura física e logística da unidade.

Atribuições:

  1. Elaborar e consolidar o plano de ação da Coordenadoria para o ano subsequente;
  2. Coordenar as ações de suprimento de materiais essenciais comuns a toda a universidade;
  3. Coordenar as unidades sob sua responsabilidade na elaboração do plano de ação para o ano subsequente;
  4. Prover os serviços de infraestrutura e logística necessários para o adequado funcionamento da instituição;
  5. Executar e acompanhar o andamento das ações da Coordenadoria planejadas para o ano;
  6. Controlar a execução financeira dos contratos sob gestão da unidade e das subunidades no exercício financeiro e propor remanejamentos, se necessário;
  7. Gerenciar os contratos de locação de imóveis de terceiros;
  8. Controlar e coordenar os serviços desempenhados pelos departamentos sob sua responsabilidade;
  9. Consolidar os relatórios das unidades sob sua responsabilidade para subsidiar o acompanhamento da gestão da Pró-Reitoria;
  10. Propor normativas e outros atos administrativos que se façam necessários às melhorias da execução dos serviços das unidades sob sua responsabilidade; e
  11. Propor a alienação, descarga e / ou desfazimento de bens patrimoniais, com auxílio de comissões quando necessário.

 

 Departamento de Estrutura e Serviços - DES

 O DES é a unidade responsável por planejar, gerenciar e fiscalizar os contratos de serviços e adesão. Também elabora processos de aquisição de equipamentos voltados à infraestrutura dos espaços físicos.

Atribuições:

  1. Planejar a contratação dos serviços terceirizados relacionados a infraestrutura, como serviços de limpeza, asseio e conservação predial, copeiragem, jardinagem, apoio administrativo, segurança patrimonial e serviços de manutenção predial da UNILA;
  2. Planejar a contratação dos serviços terceirizados relacionados a infraestrutura, como serviços de manutenção de aparelhos de ar-condicionado, de elevadores, manutenção de mobiliários e equipamentos de uso comum, de sonorização de eventos e os serviços de manutenção corretiva dos equipamentos audiovisuais instalados em salas de aula e espaços de uso comum;
  3. Planejar, com apoio das áreas técnicas, a contratação dos serviços de água, esgoto, tratamento de efluentes e energia elétrica para todas as unidades da UNILA;
  4. Planejar e demandar das áreas técnicas, a aquisição de mobiliários e equipamentos a serem utilizados em espaços de uso comum;
  5. Planejar a aquisição de tecnologias, bens e materiais voltados ao apoio da execução dos serviços terceirizados descritos neste artigo;
  6. Gerenciar e fiscalizar com apoio das unidades usuárias os contratos sob sua responsabilidade;
  7. Auxiliar na fiscalização de contratos de locação de imóveis da UNILA;
  8. Gerenciar os módulos Espaços Físicos e Infraestrutura do SIPAC;
  9. Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
  10. Assessorar a PROAGI nos assuntos relacionados à estrutura e serviços;
  11. Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
  12. Gerenciar as atualizações do conteúdo e informações das páginas no site institucional referentes ao Departamento e às unidades sob sua responsabilidade;
  13. Prestar informações à PROAGI para subsidiar respostas às solicitações da Auditoria Interna, Ouvidoria e órgãos de controle externo, em assuntos relativos ao Departamento e às unidades sob sua responsabilidade; e
  14. Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à área de estrutura e serviços.

 

Seção de Manutenção Predial - SEMAP

A SEMAP é a unidade responsável pela manutenção e conservação das instalações físicas das unidades.


Atribuições:

  1. Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção predial corretiva e preventiva dos imóveis próprios ou locados da UNILA;
  2. Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção de aparelhos de ar-condicionado, elevadores e outros equipamentos relacionados à infraestrutura;
  3. Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção de mobiliários da UNILA;
  4. Avaliar e atender às demandas de montagem e desmontagem de mobiliário;
  5. Realizar alterações/adequações estruturais nos espaços de acordo com os layouts elaborados pela área técnica da UNILA;
  6. Auxiliar no planejamento de aquisição de materiais relacionados à manutenção predial;
  7. Auxiliar no planejamento da contratação dos serviços terceirizados relacionados a infraestrutura, como serviços de manutenção de aparelhos de ar-condicionado, de elevadores, manutenção de mobiliários e equipamentos de uso comum;
  8. Gerenciar e atualizar as informações do módulo Infraestrutura do SIPAC;
  9. Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
  10. Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
  11. Assessorar o DES nos assuntos relacionados à manutenção predial;
  12. Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à área de manutenção predial.

 

Seção de Administração dos Espaços - SERAD

A SERAD é responsável por manter os espaços de uso comum e seus acessórios, em condição de uso. Também executa as alterações de layout propostas pela Secretaria de Implantação do Campus.


Atribuições:

  1. Manter os espaços de uso comum da UNILA em condições de uso;
  2. Auxiliar no planejamento da contratação dos serviços de manutenção corretiva dos equipamentos audiovisuais instalados em salas de aula e espaços de uso comum;
  3. Realizar periodicamente manutenção preventiva dos equipamentos audiovisuais instalados em salas de aula e espaços de uso comum;
  4. Auxiliar no planejamento da aquisição de equipamentos de audiovisual e equipamentos de uso comum;
  5. Fiscalizar os contratos terceirizados relacionados à administração de espaços;
  6. Gerenciar e atualizar as informações do módulo Espaços Físicos do SIPAC;
  7. Gerenciar as solicitações de reservas das salas de reuniões sob responsabilidade da PROAGI via sistema (SIPAC);
  8. Gerenciar as solicitações de empréstimos de chaves dos espaços sob responsabilidade de PROAGI, equipamentos de audiovisual e mobiliários disponíveis para as atividades acadêmicas de graduação, pesquisa e extensão da UNILA;
  9. Gerenciar as solicitações de movimentação de mobiliários e organização dos espaços de acordo com os layouts elaborados pela área técnica da UNILA;
  10. Auxiliar o DES nos assuntos relacionados à utilização de espaços comuns;
  11. Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
  12. Propor normas de utilização dos espaços de uso comum da UNILA;
  13. Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano; e
  14. Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à administração dos espaços.

 

Departamento de Logística - DELOG

O DELOG é responsável por gerenciar as atividades de controle, recebimento, armazenamento e distribuição de materiais.


Atribuições:

  1. Planejar e propor melhorias dos fluxos de trabalho, processos, técnicas de ressuprimento e controle das aquisições de materiais de consumo;
  2. Planejar o dimensionamento, aquisição, recebimento, aceitação, distribuição e ressuprimento do material de consumo de uso comum da UNILA;
  3. Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
  4. Controlar a execução do plano de ação das setores sob sua responsabilidade;
  5. Assessorar o planejamento e dimensionamento dos locais e espaços físicos destinados a armazenagem de materiais, garagens da frota oficial e Arquivo Central da UNILA;
  6. Apoiar, quando necessário, os demais setores da UNILA em seu planejamento e dimensionamento de aquisição de materiais de uso específicos;
  7. Propor e auxiliar na elaboração de normas e melhorias nos procedimentos sobre bens patrimoniais, materiais de consumo, protocolo e arquivo, diárias e passagens e transporte institucional;
  8. Coordenar a classificação da natureza dos bens e materiais;
  9. Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
  10. Apoiar no recebimento, distribuição e gestão da reserva técnica do material permanente da UNILA;
  11. Coordenar e controlar a alocação interna e movimentação de bens e materiais de consumo nos depósitos da UNILA;
  12. Gerenciar os contratos relacionados ao Departamento ou às unidades sob sua responsabilidade;
  13. Gerenciar os módulos do sistema SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
  14. Gerenciar as atualizações do conteúdo e informações das páginas no site institucional referentes ao Departamento e às unidades sob sua responsabilidade;
  15. Coordenar os procedimentos prévios para a alienação, descarga e desfazimento do material permanente, com auxílio de comissões quando necessário;
  16. Coordenar a realização dos inventários anuais de bens permanentes e de materiais de consumo nos Almoxarifados Central e Setoriais; e
  17. Prestar informações à PROAGI para subsidiar respostas às solicitações da Auditoria Interna, Ouvidoria e órgãos de controle externo, em assuntos relativos ao Departamento e às unidades sob sua responsabilidade.

 

Divisão de Transportes - DITRAN

A DITRAN é responsável por planejar, executar e fiscalizar os transportes com veículos institucionais ou fretados da Instituição.


Atribuições:

  1. Planejar, executar e fiscalizar o transporte de pessoal e de pequenas cargas da UNILA;
  2. Planejar e realizar os trâmites necessários para contratação de serviços relacionados à área de transporte;
  3. Elaborar e coordenar o plano de manutenção e rotinas de abastecimento dos veículos;
  4. Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
  5. Proporcionar a mobilidade da comunidade acadêmica em atos de serviço ou de interesse acadêmico e atender as necessidades de transporte de materiais da UNILA, com segurança e qualidade e dentro da legislação, normativas e procedimentos vigentes;
  6. Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano.
  7. Controlar o uso e emprego dos veículos oficiais;
  8. Apoiar a PROAGI em casos de acidentes de trânsito envolvendo veículos da frota oficial ou a serviço da UNILA;
  9. Gerenciar a documentação, os custos, as infrações de trânsito e seguro da frota de veículos oficiais;
  10. Gerenciar os contratos de serviços terceirizados relacionados à área de transporte;
  11. Gerenciar módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
  12. Apoiar a PROAGI na análise da concessão de permissões para condução de veículos oficiais aos servidores públicos;
  13. Controlar as permissões dos servidores públicos para condução de veículos oficiais;
  14. Apoiar a PROAGI no dimensionamento da frota oficial;
  15. Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos do uso e emprego dos veículos oficiais e nos serviços de transporte institucional; e 
  16. Apoiar o Delog nos procedimentos prévios visando a alienação, descarga e / ou desfazimento de veículos da frota oficial, com auxílio de comissões quando necessário.

 

Seção de Diárias e Passagens - SEDIP

A SEDIP é a unidade responsável por coordenar os processos de contratação de diárias e passagens, além de assessorar os proponentes das viagens.


Atribuições:

  1. Planejar e realizar os trâmites necessários para contratação de serviços relacionados à área de diárias e passagens;
  2. Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
  3. Suprir as demandas de passagens e diárias de viagens nacionais e internacionais a serviço e de interesse da UNILA;
  4. Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
  5. Instruir e dar suporte aos servidores usuários do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP e da UNILA, sobre a legislação vigente e a correta utilização do sistema;
  6. Gerenciar, controlar e/ou alimentar o banco de dados do SCDP;
  7. Gerenciar e fiscalizar os contratos terceirizados relacionados à área de diárias e passagens;
  8. Solicitar a certificação digital dos usuários aprovadores do SCDP;
  9. Gerenciar módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
  10. Realizar as funções de gestor setorial dentro SCDP na UNILA;
  11. Elaborar e atualizar documentos que viabilizem a concessão de diárias e passagens; e
  12. Propor/elaborar normas e melhorias necessárias para a concessão de diárias e passagens na UNILA.

 

Seção de Almoxarifado - SEAL

A SEAL é responsável pelo recebimento de todos materiais que ingressam na instituição, armazenamento, aquisição de materiais de consumo e distribuição.


Atribuições:

  1. Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
  2. Apoiar as comissões na execução do inventário físico anual dos materiais de consumo nos Almoxarifados Central e Setoriais;
  3. Apoiar o planejamento de aquisição de materiais de consumo de uso comum essenciais;
  4. Receber provisoriamente os bens permanentes e materiais para ingresso na UNILA;
  5. Armazenar o material de consumo de propriedade da UNILA, quando no Almoxarifado Central com segurança e qualidade adequada;
  6. Distribuir os materiais dentro das normas, procedimentos e legislação vigente;
  7. Apoiar o DELOG na instrução dos processos de compra para os materiais essenciais de responsabilidade da unidade;
  8. Gerenciar os contratos terceirizados relacionados à área de Almoxarifado;
  9. Gerenciar os módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
  10. Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
  11. Emitir relatórios de controle contábil relacionados à sua área de atuação;
  12. Pesquisar e propor novas técnicas de suprimento e armazenagem; e
  13. Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à área de Almoxarifado.

 

Seção de Patrimônio - SEPAT

A SEPAT é responsável pelo controle do patrimônio da instituição, apoia as comissões no inventário anual físico e assessora as unidades no controle dos bens móveis.


Atribuições:

  1. Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
  2. Apoiar as comissões na execução do inventário físico anual dos bens permanentes;
  3. Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
  4. Apoiar as comissões na realização dos procedimentos de alienação, descarga e desfazimento do material permanente, quando necessário;
  5. Gerenciar os módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
  6. Comunicar às unidades competentes e tomar providências cabíveis em situações de irregularidades constatadas relativas a materiais permanentes da UNILA;
  7. Apoiar na organização, coordenação e controle da distribuição de materiais permanentes às unidades da UNILA, quando necessário;
  8. Propor uso aos materiais permanentes ociosos em depósitos às unidades da UNILA;
  9. Zelar pelo material permanente de propriedade e/ou sob responsabilidade da UNILA, quando em depósito;
  10. Gerenciar e controlar as atividades de avaliação e reavaliação dos bens permanentes móveis e imóveis com auxílio de comissões, setores e / ou servidores específicos, quando necessário;
  11. Manter atualizado o registro contábil dos bens móveis e imóveis da UNILA;
  12. Gerenciar os contratos terceirizados relacionados à área de Patrimônio;
  13. Emitir relatórios de controle contábil relacionados à sua área de atuação;
  14. Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relacionados à área de Patrimônio;
  15. Pesquisar e propor novas técnicas de controle do material permanente.

 

Seção de Protocolo e Arquivo - SEPRO

A SEPRO é responsável pelo recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos e processos no âmbito da UNILA, além de preservar a memória institucional, gestão arquivística e protocolo central.


Atribuições:

  1. Preservar a memória institucional por meio do patrimônio documental da UNILA, de forma a garantir o acesso à informação;
  2. Elaborar o plano de ação da unidade para o ano subsequente;
  3. Estabelecer políticas e procedimentos de gestão arquivística para a adequada formação e uso do patrimônio documental da UNILA;
  4. Propor medidas preventivas para resguardar a integridade dos documentos;
  5. Gerenciar o recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos e processos, internos e externos;
  6. Gerenciar as atividades do serviço de malote interno da UNILA;
  7. Arquivar, desarquivar e controlar os documentos e processos administrativos dentro das normas estabelecidas;
  8. Gerenciar módulos do SIG/SIPAC sob sua responsabilidade;
  9. Atribuir permissões de acesso e tramitações de processos no SIG;
  10. Executar e acompanhar o andamento das ações planejadas para o ano;
  11. Gerenciar os contratos terceirizados relacionados à área de protocolo e arquivo;
  12. Propor/elaborar normas e melhorias nos procedimentos relativos à área de protocolo e arquivo; e
  13. Apoiar as comissões na execução de inventário de processos administrativos sob sua custódia.