Matrículas on-line ganham mais facilidade e agilidade com novo sistema

Os estudantes que estão fazendo a matrícula na UNILA neste ano estão utilizando um novo sistema, mais ágil tanto para o candidato como para os responsáveis pelo gerenciamento do processo.

Desenvolvido pela Divisão de Sistemas (DSIS), ligada à Coordenadoria de Tecnologia da Informação (CTIC), o novo sistema começou a ser desenhado em 2016 para a seleção de estudantes estrangeiros. No segundo semestre do ano passado, o trabalho de construção e modelagem foi intensificado para atender ao período de matrícula a partir da convocação do Sisu.

O processo de seleção de estrangeiros feito pela Pró-Reitoria de Relações Institucionais e Internacionais (PROINT) era desconectado do processo de matrícula. A Pró-Reitoria de Graduação, por sua vez, recebia as listas do Sisu, que tem menos dados que o necessário; e o cadastro precisava ser completado também no momento da matrícula presencial. Com duas seleções distintas e sistemas desconectados, o resultado era muito trabalho interno e filas.

“Nossa ideia, o objetivo principal, sempre foi reduzir ao máximo o tempo necessário para que o aluno saia matriculado”, explica Ruminiki Schmoeller, coordenador do projeto. “A estratégia foi dar condições de o candidato fazer em casa todo o preenchimento do cadastro para que o momento da matrícula presencial seja de conferência, e não de cadastro. O sistema é o meio para isso. É uma diferença brutal de um processo para o outro”, completa. A PROGRAD, hoje, consegue ter o controle da lista. Eles sabem em tempo real o percentual de alunos que estão fazendo suas matrículas on-line.

Marcos Wilhelm, que fez todo o desenvolvimento e modelagem do novo sistema, lembra que outra funcionalidade é o gerenciamento das chamadas dos selecionados via Sisu. “Antes era tudo manual, hoje o sistema já manda tudo certinho. Agora dá para fazer as chamadas em menos tempo.”

Para o candidato, o sistema é mais intuitivo e pode ser modificado a qualquer momento, dentro do prazo para o cadastro on-line. Para acessar a matrícula on-line, o estudante recebe, por e-mail, o login e a senha para acesso. Apenas os candidatos convocados podem acessar o sistema, diferente do que ocorria até o ano passado, quando a matrícula on-line era feita por formulário no Portal Inscreva. Além disso, os servidores da PROGRAD conseguem acompanhar em tempo real o cadastramento dos futuros alunos.

As matrículas, agora, são realizadas dentro do Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA), que acompanha o estudante durante sua passagem pela Universidade, armazenando todas as suas informações acadêmicas.

Para completar o cadastro no SIGAA, o candidato deve seguir seis passos (opções de curso, dados pessoais, dados de escolaridade, endereço, inserção de documentos digitalizados e resumo da matrícula). O aluno pode revisar seu formulário até o final do período de matrícula. Depois disso, o acesso é bloqueado. O candidato que não preencheu o formulário é eliminado, e a vaga automaticamente fica disponível para a próxima chamada. No dia da matrícula presencial, as secretarias acadêmicas apenas validam a documentação e corrigem dados, caso seja necessário.

Para Aroldo da Silva Tavares, chefe do Departamento de Administração e Controle Acadêmico (DEACA), o novo sistema tem o objetivo principal de facilitar o acesso do candidato à Universidade. "Com o sistema on-line, a gente permite que o candidato faça o cadastro pela internet, sem a necessidade de se deslocar até Foz do Iguaçu", diz, lembrando que, internamente, o sistema trará benefícios para a universidade como um todo. "Esses documentos, como vão estar arquivados on-line, estarão disponíveis para consulta de vários setores, ampliando o acesso à informação dentro da própria Universidade. E isso também aumenta a segurança, porque esses documentos eram armazenados de maneira física e, agora, estarão armazenados de forma digital", completa.