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Protocolo e Arquivo

publicado 08/12/2017 13h06, última modificação 10/09/2019 18h14
Seção de Protocolo e Arquivo | SEPRO

A Seção de Protocolo e Arquivo (SEPRO) é a unidade administrativa que tem por finalidade gerenciar as entradas e saídas de documentos internos e externos, preservar a memória institucional por meio de seu patrimônio documental, de forma a garantir o acesso à informação. Salienta-se que as ações da SEPRO são pautadas, principalmente, pela Constituição Federal de 1988, que estabelece que cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta e, pela Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos.

O compromisso constitucional confiado ao Poder Público de promover a gestão de documentos é reafirmado pelo artigo 1º, da Lei 8.159/1991, o qual define que lhe compete a gestão e a proteção especial a documentos de arquivos, tendo em vista que estes são instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico, considerados como elementos probatórios e informacionais.

 

Horário e itinerário do Serviço de Malote

 

Serviço de Malote 

O serviço funcionará as terças e quintas-feiras nas unidades PTI e JU, e de segunda a sexta-feira, na Unidade Vila A, conforme cronograma a seguir:

 

Unidade

Dia*

Horário de Atendimento

Local

Unila PTI

Terças e Quintas-Feiras

13h30 às 14h30

Bloco 4 Espaço 2 Sala 06

Unila JU

Terças e Quintas-Feiras

14 h às 15 h

Sala C 124

Unila Vila A

Segunda a Sexta-Feira

Até às 11 h

Sala 304

* Exceto recessos e feriados. 

As correspondências internas destinadas às unidades Almada e Portal, bem como correspondências a serem enviadas via Correios ou para Instituições locais deverão ser encaminhadas à Seção de Protocolo e Arquivo (SEPRO), Vila A – Sala 304, que providenciará o registro e distribuição. 

A retirada das correspondências (internas ou externas), e a distribuição para as subunidades ficará a cargo de cada Macrounidade, que deverá organizar internamente a realização desse serviço, seguindo o cronograma supramencionado. 

O envio de atestados médicos para o Serviço de Atenção à Saúde do Trabalhador (SAST), poderá ser via malote, porém seguirão as tratativas comuns aos demais documentos. Tratativas especiais como o controle da data de recebimento, tramitação, entre outras, deverão ser estabelecidas e executadas pela PROGEPE. 

 

Envio de Correspondências para Instituições Externas 

A PROAGI orienta que para o envio de correspondências destinadas à Instituições Externas, prioritariamente deverão ser utilizados meios eletrônicos, com uso de assinaturas digitais, com a utilização de certificados digitais (tokens). Caso a unidade tenha dúvida de como implementar o uso dessa ferramenta, deverá solicitar apoio a Coordenadoria de Tecnologia da Informação – CTIC. 

Na impossibilidade do envio por meio eletrônico, a expedição desses documentos será realizada na modalidade de carta registrada. Essas correspondências deverão ser entregues na Seção de Protocolo e Arquivo (SEPRO), na Vila A – Sala 304, que providenciará o envio, que será realizado uma vez por semana. 

 

Recebimento de Correspondências de Instituições Externas 

A PROAGI solicita que todas unidades passem a utilizar o endereço oficial Avenida Sílvio América Sasdelli, 1842- Bairro Itaipu A, Edifício Lorivo, CEP 85856-000, ou Caixa Postal 2044-Foz do Iguaçu/PR. A distribuição dessas correspondências será realizada semanalmente via malote. 

Essa medida visa centralizar o recebimento das correspondências pela Seção de Protocolo e Arquivo, para otimizar os registros necessários e a distribuição. 

Os servidores que operacionalizarão o serviço de malote nas unidades JU e PTI não receberão correspondências diretamente dos funcionários dos Correios. 

Em caso de dúvidas, em relação aos comunicados acima, favor enviar e-mail  para protocoloearquivo@unila.edu.br. 

 

Modelos de documentos 

Os modelos de documentos da Seção de Protocolo e Arquivo foram elaborados com a finalidade de padronizar os atos dentro do processo administrativo. Estão disponíveis:

 

Instrumentos de Gestão e Documentos - Arquivo Nacional

Para estabelecer um programa de Gestão de Documentos é necessário adotar a classificação e a avaliação documental, procedimentos fundamentais à implantação da gestão. O Plano ou Código de Classificação (CCD) é o instrumento que orienta a atividade de classificação e, a Tabela de Temporalidade (TTD), determina os prazos de guarda dos documentos em três fases distintas: a fase corrente, a intermediária e a permanente. Alguns documentos, de acordo com a avaliação, não possuem valor histórico ou informacional, nestes casos, os documentos passam por um processo rigoroso de análise para que se proceda à eliminação.

Cabe salientar que o código de classificação deve ser atentamente aplicado, pois esta ação implica e interfere diretamente sobre a atividade da avaliação documental. A temporalidade estipulada na TTD deve ser fielmente respeitada para que não ocorram erros na eliminação dos documentos, uma vez que "a eliminação de documentos públicos, sem amparo legal e embasamento técnico, provoca o descarte de documentos de valor permanente ou histórico protegidos por lei, sujeitando o gestor público [...] à responsabilidade penal, civil e administrativa" (Arquivo Nacional, s/d, p. 8).

De acordo com o Artigo nº 25 da Lei 8.159/1991 estabelece que "ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social". Sendo assim, documentos institucionais não devem ser eliminados sem autorização expressa. Esta criteriosa atividade somente poderá ser realizada pela CPAD/UNILA.

Quaisquer dúvidas, entre em contato com a SEPRO.

 

Acompanhamento

 

 

Horário de funcionamento


De segunda a sexta-feira, das 8h às 12h e das 13h às 18h

* Dúvidas, sugestões ou reclamações, entre em contato através do e-mail: protocoloearquivo@unila.edu.br.